Les appels continuent d’arriver pendant que vous êtes en séance de traitement. Pour un cabinet de massothérapie canadien, la réception IA peut aider à gérer les questions sur les services, les demandes de rendez-vous et les messages au praticien lorsque votre équipe n’est pas disponible.
Recueillez la demande de rendez-vous
Recueillez le nom de l’appelant, ses coordonnées et sa demande de rendez-vous ou de service. Gardez les détails de santé dans le processus d’accueil approuvé par le cabinet.
Un message utile devrait donner au personnel assez de contexte pour répondre sans prendre d’engagements en son nom. Utilisez les Playbooks pour définir les situations des appelants, les renseignements requis et les résultats approuvés.
Expliquez vos services et votre emplacement
Expliquez les services, la durée, les prix, l’emplacement et les heures approuvés. Pour les questions de prestations ou de couverture, utilisez la réponse approuvée par le cabinet et confiez les décisions précises au personnel.
Gardez les renseignements sur l’entreprise à jour. Examinez les questions sans réponse et mettez à jour les renseignements ou le Playbook qui en sont responsables plutôt que de supposer que l’IA apprend automatiquement les nouvelles politiques.
Vérifiez la réservation des services et des praticiens
Connectez un calendrier compatible et testez les services et les choix de praticiens nécessaires. Les actions de réservation et de déplacement de rendez-vous disponibles dépendent de l’intégration.
Testez le dossier de rendez-vous produit avec votre équipe. Si la réservation directe n’est pas disponible, expliquez comment le personnel traitera la demande.
Dirigez les préoccupations liées au traitement vers le praticien
Les préoccupations après un traitement, les symptômes et les recommandations de traitement relèvent du praticien. Configurez la façon de prendre un message ou de transférer l’appelant au personnel sans offrir de conseils cliniques.
Décidez ce qui se passe lorsqu’un appelant demande une personne et que personne ne répond. Indiquez quand le personnel peut répondre en utilisant des attentes que votre cabinet peut respecter.
Examinez le traitement des renseignements des clients
Examinez ce que vous recueillez, qui peut y accéder et comment fonctionnent l’enregistrement, le consentement, la conservation et la suppression. Confirmez les conditions actuelles du fournisseur et les obligations applicables à votre cabinet. Les fonctions du produit ne remplacent pas les responsabilités professionnelles ou de confidentialité.
Testez la réception entre les séances de traitement
Essayez une nouvelle demande, un appelant qui rappelle, une demande de rendez-vous, une question inconnue et un transfert sans réponse. Incluez l’anglais et le français canadien si vos patients ou clients utilisent les deux. Vérifiez les messages complets, les dossiers de réservation et le temps de suivi du personnel.
Dialbox offre la réception IA entrante, l’historique des appelants, les messages structurés et les transferts configurés. Les réponses SMS aux contacts soutiennent les conversations de réception. Il s’agit d’exemples de processus, pas de résultats de clients ni de rendements financiers promis.
Explorez la réception IA au Canada, la réservation par calendrier connecté et les forfaits actuels. L’essai de 7 jours exige une carte de crédit.
