Gardez les renseignements utiles pour la prochaine conversation.
Votre réceptionniste recueille les renseignements utiles à votre entreprise canadienne de services. Les messages et appels précédents restent dans le dossier pour aider votre équipe à répondre.
Voyez la personne, l’entreprise et l’historique de l’appel.
Dialbox relie les contacts à leur entreprise, canaux préférés, rendez-vous, résumés d’appels et textos. La réceptionniste peut accueillir les appelants connus en contexte et votre équipe consulte le même historique.
Vue des personnes et entreprises
Regroupez les contacts par entreprise ou domaine de courriel professionnel pour relier l’historique de chaque appelant.
Fusion des doublons
Fusionnez les doublons en conservant les appels, textos, rendez-vous et notes avec le bon client.
Mode de communication préféré
Conservez les préférences avec la demande pour préparer la prochaine conversation entrante.
Historique de réception de l’entreprise
Consultez les demandes des contacts d’une même entreprise en conservant le contexte de chaque personne.
Donnez à votre équipe un dossier de réception utile.
Des notes d’appel dispersées
- Des appels précédents difficiles à retrouver
- Des notes libres comme « oui, mardi prochain devrait aller »
- Des réponses « ouais », « bien sûr » et « absolument » à trier manuellement
- Des coordonnées à recopier entre les outils
- Des messages sans les détails utiles au personnel
Dialbox
- « Bonjour Sarah, je vois que vous êtes membre Or »
- Champs structurés :
date : mardi,confirmation : oui - Les alias configurés associent les réponses courantes
- Les données restent liées aux dossiers de réception
- Les réponses par texto s’appuient sur la demande
Recueillez les réponses dans des champs cohérents.
Les gens ne parlent pas comme une base de données. Ils disent « ouais », « je viens ici depuis des années » ou « juste les pointes ». Dialbox associe ces réponses à des valeurs structurées utilisables par vos systèmes.
« Ouais », « oui », « bien sûr » et « absolument » deviennent yes. Définissez les associations une fois pour les réutiliser.
« Je viens ici depuis des années » devient existing_customer. Configurez les valeurs de champs utiles à la réception.
« Oui, tout de suite s’il vous plaît » recueille à la fois yes et urgent dans leurs champs respectifs.
Les réponses inattendues conservent leur texte original. Examinez-les et ajoutez des alias au besoin.
Exemple de valeurs techniques configurées; les identifiants anglais sont conservés.
yesurgentexistinghaircutnoConservez le contexte des appelants connus
Importez votre liste client et associez les dossiers de réception aux contacts. Votre équipe peut consulter les messages et appels précédents.
Téléversez un CSV et associez les colonnes. La validation repère les numéros et courriels invalides.
« Bonjour Sarah. Votre dernier appel était le 10 mars. » Utilisez [Caller First Name] et [Last Call Date] pour personnaliser l’accueil.
Statut VIP, préférences de service, numéros de police, niveau d’adhésion : conservez les renseignements utiles.
Chaque appel, message et rendez-vous est lié au contact. Voyez les échanges et actions effectuées.
Dialbox détecte la langue et l’enregistre dans le dossier du contact. Les appels suivants utilisent la langue, la voix et l’accueil préférés. Vérifiez la préférence enregistrée.
Prêt à réduire le tri manuel des données?
Définissez une fois. Réutilisez partout.
Créez un champ avec ses options, alias et libellés de sortie. Réutilisez-le pour les messages, réservations et Playbooks. Une modification s’applique partout.
Oui/Non/Peut-être, urgence, nouveau client ou client existant : des champs courants avec des alias configurés.
« Souhaitez-vous une coupe, une coloration ou une mise en plis? » Les alias peuvent reconnaître « faire ma couleur » ou « juste les pointes ».
Envoyez « N° de police » à votre feuille Google plutôt que « policyNumber ». Faites correspondre les noms de colonnes existants.
Exemple de valeurs techniques configurées; les identifiants anglais sont conservés.
Oui/Non/Peut-être
Choix« ouais », « non », « laissez-moi réfléchir »
Niveau d’urgence
Choix« au plus vite », « n’importe quand », « sans urgence »
Type de client
Choix« première fois », « déjà venu »
Les renseignements structurés arrivent au bon endroit
Partagez les renseignements par des intégrations compatibles ou des points de réception Web configurés. Utilisez les associations de champs et alias pour assurer la cohérence.
Envoyez les détails à un outil de gestion client compatible ou à un point de réception Web configuré. Les champs et actions dépendent de la connexion.
Associez les champs de réception aux colonnes avec la connexion Google Sheets compatible.
Conservez la raison de chaque demande avec le contact pour aider votre équipe à répondre précisément.
Retrouvez les mêmes renseignements dans votre outil de gestion client et vos feuilles. Vérifiez les associations pendant la configuration.
Questions fréquentes
Comment fonctionne l’association par alias?
Quand un appelant dit « ouais », « oui » ou « bien sûr », le système les associe à la valeur prévue selon vos alias. Définissez les associations une fois pour les réutiliser. Vérifiez les renseignements avec le dossier d’appel.
Puis-je importer ma liste de clients?
Oui. Importez jusqu’à 10 000 contacts par CSV et associez les colonnes aux champs Dialbox. Pour les doublons, choisissez de les ignorer, de mettre à jour les dossiers ou d’en créer de nouveaux.
Comment les champs personnalisés apparaissent-ils dans les notifications Web?
Vous choisissez les libellés de sortie. Si votre feuille attend « Policy # » et que le champ se nomme « policyNumber », adaptez le libellé aux colonnes attendues.
Que se passe-t-il si aucun alias ne correspond?
La réponse originale est conservée. Vous pouvez examiner les mots de l’appelant et ajouter des alias pour les prochaines associations.
Puis-je utiliser les détails recueillis pour répondre à un contact?
Oui. Les détails restent dans le dossier pour aider votre équipe à comprendre la demande et à répondre par texto en contexte.
Combien de champs personnalisés puis-je créer?
Le nombre disponible dépend du forfait. Consultez les options de votre compte ou demandez à notre équipe les champs adaptés à votre réception.
Puis-je supprimer ou exporter plusieurs contacts?
Oui. Sélectionnez les contacts ou utilisez la sélection globale. Une confirmation précède la suppression groupée. Exportez la sélection en CSV avec un indicateur de progression et affinez-la avec les filtres amovibles.
Commencez à recueillir des
renseignements structurés
Importez vos contacts et choisissez les renseignements à recueillir. Testez la configuration avant de transférer les appels des clients.
Nouvelle demande - Alex Morgan
(416) 555-0189 · Appel de 2 min
Résumé IA
La personne souhaite connaître les tarifs, pose des questions sur la configuration et demande une consultation plus tard cette semaine.