Les appels continuent d’arriver pendant que le personnel de réception aide les patients au comptoir. Pour une clinique médicale canadienne, la réception IA peut aider avec les heures, l’emplacement, les questions de rendez-vous et les messages au personnel de la clinique lorsque votre équipe est indisponible.
Limitez les renseignements du message de réception
Recueillez les détails dont votre clinique a besoin pour un message de réception. Limitez les renseignements sensibles au minimum requis et acheminez les questions cliniques au personnel qualifié.
Un message utile devrait donner au personnel assez de contexte pour répondre sans prendre d’engagements en son nom. Utilisez les Playbooks pour définir les situations d’appel, les renseignements requis et les résultats approuvés.
Répondez aux questions administratives
Utilisez des réponses approuvées pour les heures, l’emplacement, la préparation des rendez-vous et les questions administratives. Évitez de laisser entendre que le réceptionniste a accès aux dossiers médicaux ou connaît un état propre au patient qu’il ne peut pas vérifier.
Gardez les renseignements d’entreprise à jour. Examinez les questions sans réponse et mettez à jour les renseignements ou le Playbook qui en est responsable plutôt que de présumer que l’IA apprend automatiquement de nouvelles politiques.
Vérifiez votre système de planification
Vérifiez la compatibilité avec votre système de planification avant d’offrir la réservation directe. Dialbox prend des rendez-vous au moyen de calendriers connectés compatibles; un système de clinique propriétaire peut nécessiter que le personnel traite la demande.
Testez le rendez-vous consigné avec votre équipe. Si la réservation directe n’est pas disponible, expliquez comment le personnel traitera la demande.
Laissez le triage clinique au personnel qualifié
Le triage clinique, le diagnostic, les conseils sur les médicaments et les décisions de traitement demeurent du ressort du personnel qualifié. Configurez des formulations approuvées par un clinicien pour les demandes que la réception ne peut pas traiter et pour les appelants qui cherchent une aide urgente.
Décidez ce qui se passe lorsqu’un appelant demande à parler à une personne et que personne ne répond. Indiquez quand le personnel pourra répondre en fixant des attentes que votre pratique peut respecter.
Examinez la confidentialité des patients avant la mise en service
Examinez ce que vous recueillez, qui peut y accéder et comment fonctionnent l’enregistrement, le consentement, la conservation et la suppression. Confirmez les conditions actuelles du fournisseur et les obligations qui s’appliquent à votre pratique. Les fonctions d’un produit ne remplacent pas les responsabilités professionnelles ou de confidentialité.
Testez le débordement à la réception
Essayez une nouvelle demande, un appelant qui rappelle, une demande de rendez-vous, une question inconnue et un transfert sans réponse. Incluez l’anglais et le français canadien si vos patients ou clients utilisent les deux langues. Vérifiez les messages complets, les rendez-vous consignés et le temps de suivi du personnel.
Dialbox offre la réception IA des appels entrants, l’historique des appelants, les messages structurés et les transferts configurés. Les réponses SMS aux contacts soutiennent les conversations de réception. Il s’agit d’exemples de processus, et non de résultats obtenus par des clients ni de rendements financiers promis.
Explorez la réception IA au Canada, la réservation par calendrier connecté et les forfaits actuels. L’essai de 7 jours exige une carte de crédit.
