Conditions d’utilisation

1. Acceptation des Conditions

Les présentes Conditions d’utilisation (« Conditions ») constituent un accord juridiquement contraignant entre vous et Neon Fox Inc. (« Société », « nous », « notre » ou « nos ») régissant votre accès à nos sites Web, applications et services et leur utilisation (collectivement, les « Services »).

1.1 Services visés

Les présentes Conditions s’appliquent à tous les Services exploités par Neon Fox Inc., notamment :

• Dialbox (dialbox.ca / dialbox.us) : service de réponse téléphonique et de réception par l’IA
• Site Web d’entreprise de Neon Fox (neonfox.io) : site Web d’entreprise et portail d’information
• Toute autre application, tout outil ou tout service que nous pouvons offrir maintenant ou à l’avenir

1.2 Acceptation des Conditions

En accédant à l’un de nos Services, en le consultant, en vous y inscrivant ou en l’utilisant, vous reconnaissez avoir lu et compris les présentes Conditions et notre Politique de confidentialité et acceptez d’y être lié. Si vous n’acceptez pas ces Conditions, vous ne devez pas accéder à nos Services ni les utiliser. L’acceptation électronique (notamment par la création d’un compte, un clic sur « J’accepte » ou une action affirmative similaire) constitue un consentement valide au titre de la Loi uniforme sur le commerce électronique du Canada et des lois provinciales applicables sur le commerce électronique.

1.3 Âge et capacité juridique

Vous devez avoir au moins 18 ans pour créer un compte et utiliser nos Services. En créant un compte, vous déclarez et garantissez que :

• Vous avez au moins 18 ans
• Vous avez la capacité juridique de conclure cet accord
• La loi applicable ne vous interdit pas d’utiliser les Services
• Tous les renseignements que vous fournissez sont exacts et véridiques

Si vous avez moins de 18 ans, vous ne pouvez pas utiliser les Services.

1.4 Comptes d’entités

Si vous utilisez les Services pour le compte d’une organisation, d’une société ou d’une autre entité juridique :

• Vous déclarez avoir l’autorité de lier cette entité aux présentes Conditions
• Les mentions « vous » visent à la fois vous personnellement et l’entité que vous représentez

1.5 Mise à jour des Conditions

Nous nous réservons le droit de modifier ou de mettre à jour ces Conditions en tout temps, à notre entière discrétion. Nous donnerons avis des modifications importantes en :

• Mettant à jour la date « Dernière mise à jour » en haut de cette page
• Publiant les Conditions révisées sur nos sites Web et dans nos applications
• Envoyant des avis par courriel pour les modifications importantes
• Fournissant des notifications dans l’application lorsque applicable

La poursuite de votre utilisation des Services après l’entrée en vigueur des modifications constitue une acceptation des Conditions modifiées. Si vous ne les acceptez pas, vous devez cesser d’utiliser les Services et pouvez fermer votre compte.

2. Description des services

2.1 Dialbox

Dialbox fournit des services de communication d’entreprise et de gestion des appels, notamment :

• Système téléphonique d’entreprise et traitement des appels
• Journalisation des appels et gestion documentaire
• Gestion des comptes et analyses
• Capacités d’intégration avec des applications tierces
• Fonctions supplémentaires décrites sur le site Web de Dialbox

Critique : limite concernant les services d’urgence. Dialbox N’EST PAS capable de reconnaître les appels d’urgence ni de les acheminer au 911 ou aux services d’urgence.

• L’IA Dialbox ne peut pas détecter les urgences médicales, les menaces à la sécurité ou les situations urgentes exigeant une intervention d’urgence
• Si un appelant signale une urgence, Dialbox tentera d’acheminer l’appel au personnel de garde, mais cela N’EST PAS garanti
• Vous DEVEZ maintenir des lignes téléphoniques distinctes permettant l’accès direct au 911 en cas d’urgence
• Vous DEVEZ former le personnel aux procédures appropriées d’escalade des urgences
• Dialbox n’est pas responsable des retards, défaillances, préjudices ou dommages résultant d’appels d’urgence acheminés par ce service
• Les clients desservant des établissements de santé, des soins aux aînés, des populations vulnérables ou des services critiques pour la sécurité doivent mettre en place des protections d’urgence supplémentaires et des systèmes de communication redondants

2.2 Conditions générales de service

Pour tous les Services :

• Les fonctions, fonctionnalités et disponibilités peuvent varier selon le niveau ou le forfait d’abonnement
• Nous nous réservons le droit de modifier, suspendre, interrompre ou compléter tout aspect de nos Services en tout temps
• Nous donnerons un préavis raisonnable des modifications importantes lorsque possible
• Nous ne sommes pas responsables des modifications, suspensions ou interruptions des Services

2.3 Fonctions bêta et en aperçu

Nous pouvons parfois offrir des fonctions bêta, en aperçu ou en accès anticipé (« Fonctions bêta »). En les utilisant, vous reconnaissez et acceptez que :

• Les Fonctions bêta sont fournies « telles quelles », sans accord de niveau de service (SLA) ni garantie de disponibilité
• Les Fonctions bêta peuvent être modifiées, suspendues ou interrompues en tout temps sans préavis
• Les Fonctions bêta peuvent bénéficier d’un soutien limité ou d’aucun soutien
• Les Fonctions bêta peuvent contenir des bogues, des erreurs ou des fonctionnalités incomplètes

3. Inscription et gestion du compte

3.1 Création du compte

Pour utiliser certaines fonctions de nos Services, vous devez créer un compte. En vous inscrivant, vous acceptez de :

• Fournir des renseignements exacts, complets et à jour
• Tenir à jour vos renseignements de compte sans délai
• Garder votre nom d’utilisateur et votre mot de passe confidentiels
• Utiliser un mot de passe robuste et activer les fonctions de sécurité disponibles
• Nous aviser immédiatement de tout accès non autorisé ou de toute atteinte à la sécurité
• Assumer l’entière responsabilité de toutes les activités effectuées dans votre compte

3.2 Restrictions relatives aux comptes

• Un compte par personne ou entité : Vous ne pouvez pas détenir plusieurs comptes sans notre autorisation écrite
• Non transférable : Les comptes vous sont personnels ou sont propres à votre entreprise et ne peuvent être partagés, vendus ou transférés
• Renseignements exacts : Vous ne devez pas fournir de renseignements faux, trompeurs ou frauduleux
• Utilisation autorisée : Vous devez avoir l’autorisation d’utiliser les numéros de téléphone, adresses courriel et autres renseignements fournis

3.3 Sécurité du compte

Vous êtes seul responsable de :

• La sécurité et la confidentialité de vos identifiants de connexion
• Toutes les activités et transactions effectuées dans votre compte
• Toute conséquence d’un accès non autorisé résultant de votre défaut de maintenir la sécurité

Nous recommandons de :

• Utiliser des mots de passe robustes et uniques
• Activer l’authentification à deux facteurs (2FA) lorsque disponible
• Surveiller régulièrement votre compte pour repérer les activités non autorisées
• Ne jamais partager vos identifiants avec d’autres personnes

3.4 Suspension et fermeture du compte

Par vous :

• Vous pouvez fermer votre compte en tout temps dans votre tableau de bord ou en communiquant avec nous
• Les abonnements actifs se poursuivent jusqu’à la fin de la période de facturation en cours, sauf accord contraire
• Vous demeurez responsable de tous les frais engagés avant la fermeture
• Certaines données peuvent être conservées selon notre Politique de confidentialité

Par nous :

Nous nous réservons le droit de suspendre, désactiver ou fermer immédiatement votre compte si :

• Vous enfreignez les présentes Conditions ou toute politique applicable
• Vous exercez des activités frauduleuses, illégales ou préjudiciables
• Votre compte présente un risque de sécurité
• Vous ne payez pas les frais exigibles
• La loi nous y oblige
• Pour toute autre raison à notre entière discrétion (avec un préavis raisonnable pour les résiliations sans motif)

Résiliation immédiate pour violations réglementaires (Dialbox) :

Nous nous réservons le droit de suspendre ou de fermer immédiatement votre compte Dialbox sans préavis si :

• Vous enfreignez les règlements du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC)
• Vous enfreignez les règles de la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus (LNNTE) ou faites du télémarketing non sollicité
• Vous utilisez Dialbox pour des pourriels, des appels automatisés ou des campagnes d’appels non sollicités de masse
• Vous falsifiez l’identification de l’appelant, usurpez une identité ou adoptez des pratiques d’appel frauduleuses
• Vous n’obtenez pas le consentement à l’enregistrement exigé par le droit provincial ou fédéral canadien applicable
• Nous recevons des plaintes d’appelants, d’autorités réglementaires ou de fournisseurs de télécommunications concernant votre utilisation du service
• Votre utilisation indique des habitudes d’appel frauduleuses, abusives ou illégales

Conséquences d’une résiliation réglementaire :

• Aucun remboursement n’est accordé en cas de violation réglementaire
• Vos données de compte sont conservées pour les enquêtes réglementaires et la conformité (au moins 3 ans)
• Vous demeurez responsable des amendes, pénalités ou mesures d’application imposées par le CRTC ou d’autres autorités
• Nous pouvons signaler les violations aux autorités compétentes comme l’exige la loi
• Il vous sera interdit de créer de nouveaux comptes ou d’accéder aux services Dialbox

Effets de la résiliation :

• Toutes les licences et tous les droits qui vous sont accordés cessent immédiatement
• Vous devez cesser d’utiliser les Services
• Les paiements en souffrance deviennent immédiatement exigibles
• Nous pouvons supprimer vos données conformément à notre Politique de confidentialité
• Les dispositions qui, par leur nature, doivent survivre (notamment les obligations de paiement, exclusions, limitations de responsabilité et obligations d’indemnisation) demeurent en vigueur

3.5 Politique d’essai gratuit

Dialbox peut offrir une période d’essai gratuit aux nouveaux clients. Les conditions suivantes s’appliquent à tous les essais gratuits :

• Un essai par entreprise : Chaque entreprise, société, organisation ou entité juridique a droit à un (1) seul compte d’essai gratuit, peu importe le nombre d’employés, propriétaires, associés ou représentants qui lui sont liés.
• Aucun essai en double : La création de plusieurs comptes avec des adresses courriel, noms, modes de paiement ou autres identifiants différents pour obtenir des essais supplémentaires est strictement interdite et enfreint les présentes Conditions.
• Entrepreneurs individuels et particuliers : Les personnes exerçant comme propriétaires uniques ou travailleurs autonomes sont également limitées à un (1) compte d’essai gratuit.
• Détection et application : Nous nous réservons le droit d’utiliser tout moyen raisonnable pour détecter les comptes d’essai en double, notamment l’examen des renseignements de compte, paiements, identifiants d’entreprise, adresses IP et habitudes d’utilisation.
• Conséquences d’une violation : Si nous déterminons, à notre entière discrétion, que vous avez créé ou tenté de créer plusieurs comptes d’essai pour contourner la limite d’un essai par entreprise, nous pouvons :
  • Fermer immédiatement tous les comptes associés sans préavis
  • Facturer les frais d’abonnement applicables pour toute la durée de l’utilisation d’essai non autorisée
  • Vous interdire définitivement, à vous et à votre entreprise, l’accès aux services Dialbox
  • Exercer tout autre recours prévu par les présentes Conditions ou la loi applicable
• Durée et conversion de l’essai : À la fin de l’essai gratuit, votre compte est automatiquement converti en abonnement payant sauf annulation avant l’expiration. Les frais d’abonnement applicables sont facturés au mode de paiement fourni à l’inscription.
• Annulation pendant l’essai : Si vous ne souhaitez pas poursuivre après l’essai gratuit, vous devez annuler avant sa fin. Nous envoyons plusieurs rappels par courriel et affichons des rappels et des avis de décompte dans le tableau de bord Dialbox. Sans annulation avant l’expiration, vous nous autorisez à convertir votre compte en abonnement payant et à débiter votre mode de paiement. Les frais découlant de l’absence d’annulation pendant l’essai ne sont pas remboursables, sauf lorsque la loi l’exige.

4. Politique d’utilisation acceptable

Vous acceptez d’utiliser nos Services de façon légale, responsable et respectueuse. Vous ne pouvez pas les utiliser pour des activités interdites.

4.1 Activités interdites

Vous acceptez de ne pas :

Activités illégales ou préjudiciables :

• Enfreindre toute loi ou tout règlement local, étatique, fédéral, national ou international applicable
• Exercer des activités illégales, frauduleuses ou préjudiciables
• Harceler, menacer, intimider, maltraiter ou blesser d’autres personnes
• Traquer, menacer ou violer les droits légaux d’autrui
• Promouvoir, encourager ou faciliter des activités illégales

Contenu interdit :

Téléverser, publier, transmettre ou partager du contenu qui :

• Est illégal, préjudiciable, offensant, discriminatoire, diffamatoire ou haineux
• Contient des virus, des logiciels malveillants ou d’autres codes malveillants
• Porte atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’autrui
• Viole les droits à la vie privée ou à l’image
• Contient des renseignements faux, trompeurs ou frauduleux

Accès non autorisé et perturbation :

• Tenter d’accéder sans autorisation à nos systèmes, serveurs, réseaux ou aux comptes d’autres utilisateurs
• Perturber, interrompre ou endommager les Services ou les serveurs
• Utiliser des scripts automatisés, robots, explorateurs ou outils d’extraction sans autorisation
• Contourner ou désactiver des mesures de sécurité ou des contrôles d’accès
• Faire de l’ingénierie inverse, décompiler, désassembler ou tenter autrement de découvrir le code source
• Sonder, analyser ou tester les vulnérabilités de nos systèmes

Utilisation abusive des Services :

• Usurper l’identité d’une personne ou d’une entité ou présenter faussement votre affiliation
• Téléverser ou utiliser des données qui ne vous appartiennent pas ni à votre entreprise
• Fournir des renseignements faux, trompeurs ou frauduleux
• Usurper ou imiter l’identité d’une autre entreprise ou entité (Dialbox)
• Utiliser les Services pour envoyer des pourriels, messages non sollicités ou documents promotionnels
• Utiliser les Services à toute fin commerciale non autorisée par nous
• Utiliser les Services pour entraîner des modèles d’IA avec des données de tiers non autorisées (Dialbox)

Atteintes aux droits :

• Porter atteinte aux droits d’auteur, marques, brevets, secrets commerciaux ou autres droits de propriété intellectuelle
• Violer les droits à la vie privée, à l’image ou autres droits personnels
• Enfreindre les conditions de services tiers intégrés à nos Services

4.2 Règles relatives au contenu

Lorsque vous utilisez nos Services, vous devez :

• Respecter les lois sur les droits d’auteur et les marques
• Maintenir des normes professionnelles dans vos communications
• Vous assurer que le contenu est approprié et légal
• Obtenir les droits et autorisations nécessaires pour tout contenu téléversé
• Respecter toutes les normes de contenu et règles communautaires applicables

4.3 Signalement des violations

Si vous prenez connaissance d’une violation des présentes Conditions, signalez-la immédiatement. Nous nous réservons le droit d’enquêter et de prendre les mesures appropriées, notamment retirer du contenu, suspendre l’accès et fermer des comptes.

5. Contenu et données des utilisateurs

5.0 Rôles de traitement des données (responsable et sous-traitant)

Cette section établit la relation fondamentale de traitement des données entre vous et Neon Fox Inc.

Définitions :

• « Responsable du traitement » désigne l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.
• « Sous-traitant » désigne l’entité qui traite les données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
• « Sous-traitant ultérieur » désigne un tiers engagé par Neon Fox Inc. pour traiter des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
• « Données personnelles » désigne tout renseignement concernant une personne physique identifiée ou identifiable.
• « Utilisateur final » désigne les personnes dont les données personnelles sont traitées au moyen de nos Services (p. ex., appelants, participants à des événements, clients de nos clients).

Pour les clients interentreprises (Dialbox, comptes Enterprise) :

• Vous êtes le responsable du traitement : Vous déterminez les finalités et les moyens du traitement des données personnelles recueillies au moyen de nos Services (enregistrements, transcriptions, données des participants, renseignements clients).
• Neon Fox Inc. agit uniquement comme sous-traitant : Nous traitons les données personnelles uniquement selon vos instructions documentées et aux seules fins de fournir les Services achetés.
• Nous n’utilisons pas vos données à nos propres fins au-delà de la prestation des services, sauf pour les analyses anonymisées et agrégées décrites à la section 5.2.
• Vous conservez le plein contrôle : Vous pouvez nous demander de supprimer, retourner ou modifier les données personnelles en tout temps, sous réserve des exigences légales de conservation.

Engagement de conformité :

Au titre de la LPRPDE, de la Loi 25 du Québec et des autres lois canadiennes applicables, lorsque Neon Fox Inc. traite des données personnelles pour votre compte comme sous-traitant, nous nous engageons à : a) les traiter uniquement selon vos instructions documentées; b) lier notre personnel à la confidentialité; c) appliquer des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées; d) vous aider à répondre aux demandes des personnes concernées; e) vous aviser des atteintes à la protection des données; f) supprimer ou retourner les données à la fin des services.

5.1 Propriété de votre contenu

Vous conservez l’entière propriété de toutes les données, contenus, documents, journaux d’appels, données d’événements et autres renseignements que vous téléversez, créez, transmettez ou stockez au moyen de nos Services (« Contenu utilisateur »).

5.2 Licence qui nous est accordée et traitement des données

En soumettant du Contenu utilisateur, vous nous accordez une licence mondiale, non exclusive, libre de redevances et transférable pour :

• Utiliser, copier, reproduire, traiter, adapter, modifier, publier, transmettre et afficher votre Contenu utilisateur
• Stocker et sauvegarder votre Contenu utilisateur
• Distribuer votre Contenu utilisateur uniquement pour fournir, maintenir et améliorer les Services

Cette licence demeure en vigueur tant que votre Contenu utilisateur est stocké dans nos Services et pendant une période raisonnable par la suite pour remplir les obligations de sauvegarde et les obligations légales.

Finalités du traitement : prestation des services et analyses :

Nous traitons votre Contenu utilisateur à deux fins distinctes assorties d’options différentes de consentement et de refus :

• Traitement essentiel à la prestation : Nous traitons vos données pour fournir les Services achetés, notamment :
  • Traitement des appels et stockage des journaux d’appels (Dialbox)
  • Stockage des fichiers et documents téléversés
  • Authentification des utilisateurs et gestion des comptes
  Statut du consentement : En utilisant nos Services, vous consentez au traitement essentiel à leur prestation. Ce traitement ne peut être désactivé sans fermer votre compte.
• Traitement d’amélioration et d’analyse : Nous utilisons les données pour améliorer nos Services, notamment :
  • Analyse des habitudes d’utilisation et de l’adoption des fonctions
  • Amélioration des algorithmes d’IA et de l’exactitude des modèles
  • Détection des problèmes de performance et des bogues
  • Développement de nouvelles fonctions selon le comportement des utilisateurs
  • Production d’analyses anonymisées et agrégées
  Statut du consentement : Facultatif. Ce traitement utilise des données anonymisées et agrégées et n’identifie pas les utilisateurs. Nous obtiendrons un consentement distinct lorsque la loi l’exige.
• Responsabilités du sous-traitant (clients interentreprises) : Neon Fox Inc. agit comme sous-traitant pour votre compte. Pour les détails sur les rôles, responsabilités et engagements de conformité, consultez la section 5.0 (Rôles de traitement des données).

5.2a Sous-traitants ultérieurs, traitement par des tiers et transferts transfrontaliers

Nos Services peuvent utiliser des sous-traitants ultérieurs tiers, notamment :

• Stripe : Traitement des paiements et facturation (conforme à PCI DSS)
• Fournisseurs d’infrastructure infonuagique : AWS, Google Cloud ou équivalents pour le stockage et le traitement des données
• API tierces : Fournisseurs de téléphonie (Twilio, etc.), plateformes d’analyse, services de surveillance

Engagements de conformité des sous-traitants ultérieurs :

Nous maintenons des accords de traitement des données avec tous les sous-traitants ultérieurs exigeant des normes de protection équivalentes. Nous donnons un préavis de 30 jours avant tout ajout ou remplacement, avec un droit d’opposition pour les clients entreprises. Pour les détails sur leur gestion, la transparence et l’approbation, consultez la section 5.7 de notre Politique de confidentialité.

Transferts transfrontaliers :

Vous comprenez et reconnaissez que les données personnelles traitées au moyen de nos Services peuvent être transférées et stockées sur des serveurs hors du Canada, notamment aux États-Unis. Nous appliquons les garanties suivantes :

• Protections contractuelles : Les accords avec tous les sous-traitants ultérieurs exigent le respect des normes canadiennes de confidentialité, peu importe leur emplacement
• Garanties techniques : Chiffrement en transit (TLS 1.2+) et au repos (AES-256), contrôles d’accès et journaux d’audit
• Mesures organisationnelles : Accès limité selon le besoin de connaître, obligations de confidentialité des employés et formation en sécurité
• Vérification de conformité : Évaluations de sécurité et examens de conformité réguliers des sous-traitants ultérieurs

Droits d’audit :

Sur demande écrite raisonnable (au plus une fois par an), vous pouvez demander des renseignements sur nos activités de traitement, nos mesures de sécurité et nos ententes avec les sous-traitants ultérieurs. Pour les clients entreprises ayant signé un accord de traitement des données, nous faciliterons les demandes d’audit raisonnables, sous réserve des obligations de confidentialité et d’un préavis raisonnable.

Vous pouvez demander la liste actuelle des sous-traitants ultérieurs à hello@neonfox.io.

5.3 Vos responsabilités concernant le Contenu utilisateur

Vous déclarez et garantissez que :

• Vous détenez les droits de propriété ou les droits, licences, consentements et autorisations nécessaires pour tout Contenu utilisateur
• Votre Contenu utilisateur ne viole pas les présentes Conditions, les lois applicables ou les droits de tiers
• Votre Contenu utilisateur ne contient aucun virus, logiciel malveillant ou code nuisible
• Vous avez obtenu tous les consentements nécessaires pour les données personnelles du Contenu utilisateur

Consentement et conformité pour les données des utilisateurs finaux. Si vous recueillez ou traitez des données personnelles de tiers (appelants, clients, utilisateurs finaux, participants) au moyen de nos Services, vous déclarez et garantissez que :

• Vous avez obtenu tous les consentements requis des utilisateurs finaux selon les lois fédérales et provinciales applicables (LPRPDE, Loi 25, lois provinciales sur les renseignements de santé, etc.)
• Pour l’enregistrement et la transcription d’appels (Dialbox), vous avez fourni les avis d’enregistrement ou de transcription requis à tous les participants avant ou au début de chaque appel
• Pour les services d’IA, vous avez informé les utilisateurs finaux que leurs interactions peuvent être traitées par des systèmes automatisés, comme l’exige la loi applicable
• Vous disposez d’un fondement juridique pour le traitement des données des utilisateurs finaux et pouvez démontrer votre conformité au besoin
• Vous répondrez aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, suppression) dans les délais légaux

Le défaut d’obtenir les consentements requis peut entraîner la fermeture du compte; vous acceptez d’indemniser Neon Fox Inc. pour toute réclamation résultant de votre non-respect des exigences de consentement.

Vous êtes seul responsable de :

• Tout Contenu utilisateur que vous soumettez, publiez ou transmettez
• Toute conséquence de la publication ou du partage de Contenu utilisateur
• La sauvegarde de votre Contenu utilisateur important
• Le respect de toutes les lois applicables à votre Contenu utilisateur
• L’obtention et la conservation des preuves de consentement des utilisateurs finaux dont vous traitez les données au moyen de nos Services
• La réponse aux demandes des utilisateurs finaux dans les délais légaux

5.4 Nos droits concernant le Contenu utilisateur

Nous nous réservons le droit de :

• Examiner, surveiller ou retirer le Contenu utilisateur qui enfreint les présentes Conditions
• Refuser d’accepter ou de transmettre du Contenu utilisateur
• Retirer le Contenu utilisateur ou en désactiver l’accès à notre entière discrétion
• Signaler le Contenu utilisateur aux autorités policières si nous croyons qu’il concerne une activité illégale

Nous ne sommes pas tenus de surveiller le Contenu utilisateur, mais pouvons le faire pour assurer le respect des présentes Conditions et des lois applicables.

5.5 Absence d’obligation de confidentialité

Sauf accord écrit distinct, nous n’avons aucune obligation de garder le Contenu utilisateur confidentiel. Ne soumettez pas de renseignements sensibles ou confidentiels à moins de comprendre et d’accepter que nous pouvons y accéder au besoin pour fournir les Services. Cette section ne remplace pas nos obligations de confidentialité comme sous-traitant au titre de la section 5.0 ou de tout accord de traitement des données conclu entre vous et Neon Fox Inc.

5.6 Entraînement de l’IA et de l’apprentissage automatique et utilisation des données

Interdiction d’entraînement sans consentement :

Nous N’UTILISONS PAS votre Contenu utilisateur ni vos données personnelles pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, d’apprentissage automatique ou d’autres systèmes d’IA générative sans votre consentement écrit explicite. Cela comprend :

• Vos données, documents ou contenus téléversés
• Vos renseignements personnels ou communications

Propriété des données et droits sur les résultats :

• Vous conservez l’entière propriété de toutes les données d’entrée fournies à nos Services
• Vous conservez la propriété des résultats produits par l’IA à partir de vos données d’entrée
• Les modèles et algorithmes d’IA eux-mêmes demeurent notre propriété et notre propriété intellectuelle
• Vous pouvez utiliser les résultats produits par l’IA à des fins personnelles ou professionnelles

Si l’entraînement de l’IA ou l’utilisation des données vous préoccupe, communiquez directement avec nous avant d’utiliser les Services. Nous discuterons volontiers des pratiques d’utilisation des données avec les clients entreprises.

5.7 Retour et suppression des données à la résiliation

Vos droits à la résiliation ou sur demande :

À la fermeture de votre compte ou sur demande écrite, nous agirons selon vos instructions pour :

• Supprimer toutes les données personnelles traitées pour votre compte, y compris les enregistrements, transcriptions, fichiers téléversés et renseignements clients; OU
• Retourner toutes les données personnelles dans un format couramment utilisé et lisible par machine (lorsque techniquement possible)

Ce retour ou cette suppression sera effectué dans les 30 jours de la demande ou de la fermeture, sous réserve des exigences légales de conservation. Pour les durées par type de données, voir la section 9.5 (Conservation et suppression des données).

Pour demander le retour ou la suppression, écrivez à hello@neonfox.io avec l’objet « Demande de suppression ou de retour des données » ou utilisez les outils d’exportation ou de suppression du tableau de bord (lorsque disponibles).

5.8 Traitement automatisé, IA et transparence des décisions

Fonctions d’IA de nos Services :

Nos Services utilisent le traitement automatisé, dont l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, pour diverses fonctions :

• Dialbox : Réponse aux appels par l’IA, transcription, réservation de rendez-vous et acheminement

Vos droits concernant le traitement automatisé :

Selon les lois applicables en matière de vie privée, dont la Loi 25 du Québec, lorsque nos Services utilisent un traitement automatisé pouvant toucher des personnes, vous et vos utilisateurs finaux avez les droits suivants :

• Droit à l’information : Sur demande, nous fournirons des renseignements utiles sur la logique du traitement automatisé, notamment les critères et facteurs généraux utilisés dans les décisions de l’IA.
• Droit à un examen humain : Lorsque des décisions automatisées touchent sensiblement des personnes (p. ex., blocage d’appels, classement comme indésirable), vous ou vos utilisateurs finaux pouvez demander un examen humain.
• Droit à la rectification : Si le traitement automatisé produit des résultats incorrects (p. ex., appels légitimes classés indésirables), vous pouvez demander la correction des données et des conclusions qui en découlent.
• Droit de contestation : Vous pouvez contester les décisions automatisées et demander leur réexamen sous supervision humaine.
• Droit de refus : Lorsque techniquement possible et permis par votre abonnement, vous pouvez désactiver certaines fonctions de traitement automatisé (certaines fonctions d’IA sont essentielles à la prestation et ne peuvent être désactivées).

Pour exercer ces droits ou obtenir des renseignements sur le traitement automatisé, écrivez à hello@neonfox.io avec l’objet « Demande sur le traitement automatisé ».

5.9 Soutien aux droits des personnes concernées (clients interentreprises)

Notre engagement à soutenir votre conformité :

Pour les clients interentreprises responsables du traitement, nous vous aidons à répondre aux demandes de vos utilisateurs finaux selon les lois applicables. Cela comprend :

• Demandes d’accès : Vous fournir des copies des données personnelles traitées pour votre compte
• Demandes de rectification : Vous aider à corriger les données personnelles inexactes
• Demandes de suppression : Supprimer les données selon vos instructions (sous réserve des exigences légales de conservation)
• Demandes de portabilité : Fournir les données dans un format couramment utilisé et lisible par machine
• Demandes de restriction : Restreindre le traitement de données précises selon vos instructions

Nous répondrons à vos demandes d’aide dans les 10 jours ouvrables. Vous demeurez responsable de la vérification de l’identité des demandeurs et de leur réponse dans les délais légaux.

5.10 Notification des atteintes aux clients (interentreprises)

Notre engagement envers les clients interentreprises :

Lorsque Neon Fox Inc. agit comme sous-traitant, en cas d’atteinte ou d’accès non autorisé touchant les données personnelles traitées pour votre compte, nous nous engageons à :

• Notification rapide : Vous aviser sans délai indu (et dans tous les cas dans les 72 heures de la découverte) de tout incident de sécurité confirmé touchant vos données
• Renseignements détaillés : Décrire la nature de l’atteinte, les catégories et le nombre approximatif de dossiers touchés, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées
• Coopération : Coopérer à votre enquête et vous aider à aviser les personnes touchées et les autorités réglementaires selon la loi
• Documentation : Documenter tous les faits concernant l’atteinte, ses effets et les mesures correctives prises
• Correctifs : Prendre toutes les mesures raisonnables pour contenir l’atteinte, enquêter et en atténuer les effets

Cet engagement vous permet de remplir vos obligations de notification au titre de la LPRPDE, de la Loi 25 du Québec et des autres lois applicables.

6. Droits de propriété intellectuelle

6.1 Notre propriété intellectuelle

Les Services et tous leurs contenus, fonctions et fonctionnalités (notamment logiciels, code, textes, illustrations, logos, images, conceptions, modèles d’IA, algorithmes, marques et documentation) appartiennent à Neon Fox Inc. ou à ses concédants et sont protégés par :

• Les lois sur les droits d’auteur
• Les lois sur les marques
• Les lois sur les brevets
• Les lois sur les secrets commerciaux
• Les autres lois sur la propriété intellectuelle et les droits de propriété

Tous les droits non expressément accordés sont réservés.

6.2 Marques

« Neon Fox », « Dialbox » et les logos et marques associés sont des marques de Neon Fox Inc. Vous ne pouvez pas les utiliser sans notre autorisation écrite préalable.

6.3 Licence limitée qui vous est accordée

Sous réserve du respect des présentes Conditions, nous vous accordons une licence limitée, non exclusive, non transférable et révocable pour :

• Accéder aux Services et les utiliser à des fins personnelles ou professionnelles
• Accéder au tableau de bord Web fourni pour les Services et l’utiliser

Cette licence n’inclut pas le droit de :

• Modifier, copier, reproduire les Services ou en créer des œuvres dérivées
• Vendre, louer, sous-louer, concéder en sous-licence, distribuer ou transférer les Services ou les droits d’accès
• Retirer, modifier ou masquer les avis de droits d’auteur, de marques ou de propriété
• Décompiler, faire de l’ingénierie inverse ou désassembler les logiciels ou le code
• Utiliser les Services pour créer un produit ou service concurrent
• Encadrer, reproduire en miroir ou créer des liens suggérant une association sans autorisation

6.4 Commentaires et suggestions

Si vous fournissez des commentaires, suggestions, idées ou recommandations sur nos Services (« Commentaires »), vous nous accordez une licence illimitée, perpétuelle, irrévocable et libre de redevances pour les utiliser, les modifier et les commercialiser sans obligation envers vous.

6.5 Conditions des API et intégrations tierces

Disponibilité et accès aux API :

Certains Services peuvent offrir des interfaces de programmation d’applications (API) ou des intégrations tierces. L’accès aux API est fourni « tel quel » sous réserve des conditions supplémentaires suivantes :

• Clés d’API et identifiants : Vous êtes responsable de protéger les clés, jetons d’authentification et identifiants. Ne les partagez pas et n’exposez pas publiquement les clés. Leur perte ou compromission relève de votre responsabilité.
• Limites de débit et utilisation équitable : Les API ont des limites de débit pour assurer la qualité pour tous. Les demandes excessives peuvent être ralenties ou bloquées. L’extraction commerciale, la collecte massive de données et le traitement en masse sans autorisation sont interdits.
• Documentation des API : Nous fournissons une documentation pour faciliter l’intégration, « telle quelle », sans garantie. Nous pouvons mettre à jour, modifier ou abandonner les API avec un préavis raisonnable.
• Politique d’abandon : Pour les API qui ne sont plus prises en charge, nous donnons un préavis d’au moins 90 jours avant le retrait. Vous êtes responsable de mettre à jour vos intégrations pendant cette période.
• Disponibilité et fiabilité : Nous visons la fiabilité des API sans garantir une disponibilité de 100 % ni l’absence d’interruption. Voir l’accord de niveau de service (section 8.1) pour les conditions applicables.

Intégrations tierces :

• Responsabilité des flux de données : Lorsque vous intégrez les Services Neon Fox à des applications tierces (Zapier, Make, Slack, etc.), vous devez comprendre les flux de données et obtenir les consentements nécessaires des utilisateurs finaux.
• Conditions tierces : Les services tiers ont leurs propres conditions et politiques de confidentialité. Nous ne sommes pas responsables de leur traitement des données, de leur sécurité ou de leur disponibilité.
• Autorisation et permissions : Vous devez avoir l’autorisation de connecter des applications tierces à votre compte Neon Fox. Vous êtes seul responsable de l’octroi et du retrait des permissions aux tiers.
• Responsabilité des données : Nous ne sommes pas responsables des pertes, corruptions ou accès non autorisés résultant d’intégrations tierces. Examinez attentivement leurs politiques avant de les connecter.

Abus des API et application :

• L’accès aux API peut être suspendu en cas de violation de ces conditions ou d’utilisation abusive
• Les attaques automatisées, les tests de sécurité sans autorisation et les tentatives de contournement des limites de débit sont interdits
• Nous pouvons suspendre ou résilier l’accès aux API en tout temps pour abus, violation ou préoccupation de sécurité
• Les partenaires API entreprises peuvent négocier des limites et des accords de niveau de service personnalisés dans un accord distinct

7. Paiement et facturation

7.1 Services d’abonnement et frais

Certains Services exigent des frais d’abonnement. En vous abonnant, vous acceptez de :

• Payer tous les frais selon les prix et conditions présentés à l’achat
• Fournir des renseignements de paiement valides et à jour
• Tenir à jour vos renseignements de paiement
• Payer tous les frais engagés dans votre compte

7.2 Cycles de facturation et renouvellement automatique

Consentement et avis de renouvellement automatique (conformité FTC et lois des États) :

Pour tous les services avec renouvellement automatique, vous reconnaissez et acceptez que :

• Vous avez donné un consentement affirmatif sans équivoque au renouvellement automatique, distinct du consentement aux autres parties de la transaction (p. ex., case à cocher, signature ou mécanisme essentiellement semblable)
• Vous comprenez que les frais seront prélevés automatiquement selon la fréquence et le montant indiqués à l’achat
• L’annulation est aussi simple que l’inscription : Vous pouvez annuler en tout temps aussi facilement que vous vous êtes abonné, dans le tableau de bord ou en communiquant avec nous
• Vous recevrez un préavis avant le prochain cycle de facturation (au moins 3 jours)
• Abonnements annuels : Nous enverrons un rappel annuel avant le renouvellement indiquant ce qui sera renouvelé, la fréquence et le montant des frais et la façon d’annuler

Dialbox :

• Les frais d’abonnement peuvent être facturés d’avance ou mensuellement
• Les abonnements se renouvellent automatiquement sauf annulation avant le cycle de facturation (annulation gratuite en tout temps)
• Les prix peuvent changer avec un préavis raisonnable par courriel ou sur le site Web (au moins 30 jours)
• Pour annuler : connectez-vous et gérez l’abonnement dans le tableau de bord ou écrivez à hello@dialbox.ca

7.3 Traitement des paiements

• Tous les paiements sont traités de façon sécurisée par Stripe, notre prestataire tiers
• Vous acceptez de respecter les conditions de Stripe
• Nous ne conservons pas les numéros complets de cartes de crédit sur nos serveurs
• Vous êtes responsable des frais bancaires, de conversion de devises ou de traitement des paiements
• Les paiements échoués peuvent entraîner la suspension ou la résiliation du service

7.4 Taxes

Vous êtes responsable de toutes les taxes, droits et redevances gouvernementales applicables à votre achat, sauf les impôts sur notre revenu net. Nous facturons les taxes applicables lorsque la loi l’exige.

7.5 Remboursements

Dialbox :

• Les remboursements sont évalués au cas par cas à notre discrétion
• Les frais de conversion d’essai en abonnement payant ne sont pas remboursables si vous pouviez annuler pendant l’essai et ne l’avez pas fait
• Adressez les demandes à hello@dialbox.ca

Politique générale :

• Nous ne sommes pas tenus de rembourser sauf lorsque la loi l’exige
• Les remboursements accordés sont effectués au moyen de paiement initial
• Les délais peuvent varier selon votre institution financière

7.6 Modifications de prix

Nous pouvons modifier nos prix en tout temps. Pour les abonnements :

• Nous donnons un préavis raisonnable (habituellement 30 jours) avant les hausses
• Les changements prennent effet au prochain renouvellement
• Vous pouvez annuler si vous n’acceptez pas les nouveaux prix

7.7 Réserves d’appels traités par l’IA et utilisation équitable Dialbox

Objet et portée :

Les forfaits Dialbox utilisent des réserves mensuelles d’appels traités par l’IA. L’unité publique d’utilisation est l’appel traité par l’IA, et non la minute. Les forfaits publics lancés n’utilisent ni facturation publique à la minute ni frais de dépassement automatiques inattendus. Nous appliquons des contrôles d’utilisation équitable, de fiabilité, de fraude, d’abus et de durée pour protéger la qualité du service pour tous.

Ce qui compte comme appel traité par l’IA :

• Un appel compte lorsque l’IA Dialbox est la voix d’un appel entrant connecté à l’IA.
• Les brefs appels abandonnés, les appels classés indésirables, le clavardage texte Web, les formulaires, les SMS/MMS manuels, les SMS conversationnels de l’IA et les appels manuels du personnel où l’IA Dialbox n’est pas la voix ne réduisent pas la réserve mensuelle.
• Les appels d’essai traités par l’IA sont suivis sans réduire la première réserve mensuelle payante. Celle-ci repart à zéro au début de la facturation.
• Les allocations se réinitialisent mensuellement, y compris pour les abonnements annuels.

Alertes et gestion des dépassements :

• Les propriétaires et administrateurs peuvent recevoir des alertes vers 70 %, 90 % et 100 % de la réserve mensuelle.
• La réception par l’IA peut bénéficier d’une petite marge de grâce protégée pour les pointes brèves.
• Un dépassement soutenu peut nécessiter un forfait supérieur, une prolongation du soutien ou d’un administrateur, un examen Managed, un accord de volume personnalisé, un acheminement de secours après la grâce ou une fermeture pour abus.
• Dialbox peut classer les appels indésirables ou abandonnés et corriger le classement sur demande ou après examen du soutien.

Durée des appels et contrôles de qualité :

• Les appels vocaux Core traités par l’IA sont conçus pour des conversations normales et peuvent être conclus, résumés, transférés ou terminés de façon sûre vers 10 minutes.
• Les appels vocaux Pro traités par l’IA peuvent être conclus, résumés, transférés ou terminés de façon sûre vers 15 minutes.
• Les appels vocaux Max traités par l’IA peuvent être conclus, résumés, transférés ou terminés de façon sûre vers 20 minutes.
• Les limites Managed ou personnalisées sont fixées à la discrétion de Dialbox et peuvent être documentées dans le contrat client ou la portée de mise en œuvre.
• Ces contrôles de durée servent à la qualité et à l’utilisation équitable; ils ne constituent pas des prix facturables à la minute.
• Les processus légitimes de longue durée peuvent être examinés pour une politique Managed ou personnalisée.

Réception entrante et réponses par SMS :

• La réponse et la réception téléphoniques par l’IA traitent les appels entrants. Business Phone prend en charge les appels du personnel. Les appels sortants par l’IA, les campagnes de messagerie, le traitement des courriels, Assist et Kiosk ne sont pas offerts.
• Les SMS se limitent aux réponses aux contacts au sujet de leurs demandes. Vous êtes responsable du consentement, des désabonnements et des exigences applicables.
• Les réponses SMS demeurent soumises aux contrôles d’utilisation équitable, de livraison, de pourriels et d’abus.

Application et examen :

Dialbox peut suspendre, limiter, mettre en pause, ralentir, exiger un examen, un changement de forfait ou un examen Managed, ou résilier le service pour une utilisation abusive, frauduleuse, illégale, à risque élevé, de longue durée, inhabituelle ou nuisible au service. Si vous croyez à un classement erroné, écrivez à hello@dialbox.ca en expliquant vos habitudes d’utilisation et leur justification commerciale. Nous examinerons la demande et communiquerons une décision.

8. Disponibilité et soutien

8.1 Niveau de service et disponibilité

Nous visons des Services fiables et ininterrompus, mais ne garantissons pas qu’ils :

• Seront toujours disponibles ou sans interruption
• Seront exempts d’erreurs, sûrs ou sans bogues
• Répondront à vos exigences précises ou attentes de performance
• Fonctionneront sur tous les appareils ou avec tous les logiciels tiers

Les Services peuvent être temporairement indisponibles en raison de maintenance planifiée, réparations d’urgence, mises à jour, incidents de sécurité, force majeure, perturbations tierces ou circonstances hors de notre contrôle raisonnable. Voir la section 8.2 (Maintenance) pour les avis de maintenance planifiée.

8.2 Maintenance

Nous pouvons effectuer une maintenance planifiée ou urgente rendant temporairement les Services indisponibles. Nous :

• Ferons des efforts raisonnables pour donner un préavis de maintenance planifiée
• Réduirons les perturbations lorsque possible
• Rétablirons les Services aussi rapidement que raisonnablement possible

Nous ne sommes pas responsables des indisponibilités, perturbations ou pertes de données résultant de la maintenance.

8.3 Modifications des services

Nous nous réservons le droit de :

• Ajouter, modifier, suspendre ou abandonner des fonctions ou fonctionnalités
• Modifier la disponibilité des Services dans certaines régions
• Imposer des limites aux fonctions ou restreindre l’accès à certaines parties des Services
• Mettre à jour, améliorer ou modifier l’infrastructure technique

8.4 Soutien à la clientèle

Nous fournissons du soutien pour vous aider à utiliser efficacement nos Services.

Canaux de soutien :

• Dialbox : Courriel à hello@dialbox.ca
• Neon Fox général : Courriel à hello@neonfox.io

Conditions du soutien :

• Les délais varient selon la nature et le volume des demandes et le niveau d’abonnement
• Le soutien est offert pendant les heures ouvrables sauf indication contraire
• Nous ferons des efforts raisonnables pour répondre rapidement et résoudre les problèmes
• Des options de soutien supérieur peuvent être disponibles pour certains niveaux d’abonnement

8.5 Dépendances tierces

Nos Services dépendent de services et d’infrastructures tiers. Nous ne sommes pas responsables de :

• La disponibilité, la performance ou la fiabilité des services tiers
• Les actes, erreurs ou omissions des fournisseurs tiers
• Les interruptions causées par les pannes tierces

9. Protection des données et vie privée

9.1 Politique de confidentialité

Votre utilisation des Services est régie par notre Politique de confidentialité, incorporée par renvoi aux présentes Conditions. Veuillez consulter notre Politique de confidentialité.

9.2 Sécurité des données

Nous appliquons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données. Toutefois :

• Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100 %
• Nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos données
• Vous êtes responsable de la confidentialité des données téléversées

Consultez notre Politique de confidentialité pour les détails de nos pratiques de sécurité.

9.3 Sauvegarde des données

Bien que nous effectuions des sauvegardes régulières :

• Nous ne sommes pas responsables de la perte ou de la corruption de vos données
• Vous êtes responsable de conserver vos propres sauvegardes des données importantes
• Les capacités de sauvegarde et de récupération varient selon le service et l’abonnement

9.4 Vos responsabilités relatives aux données

Vous êtes responsable de :

• Vous assurer du droit de téléverser et d’utiliser toutes les données dans nos Services
• Respecter les lois applicables de protection des données que vous traitez
• Obtenir les consentements nécessaires pour les données personnelles recueillies ou traitées
• Protéger adéquatement les renseignements sensibles ou confidentiels

9.5 Conservation et suppression des données

Durées de conservation par type de données :

Nous conservons les différents types de données pour des durées différentes selon les exigences légales et les besoins commerciaux :

• Données de prestation (compte actif) : Conservées pendant l’activité du compte et 30 jours après sa fermeture pour permettre la récupération
• Registres de transactions et facturation : Conservés 7 ans pour les obligations de tenue de registres fiscaux et financiers
• Données sous conservation juridique : Conservées indéfiniment si la loi, un litige ou une enquête réglementaire l’exige
• Sauvegardes et archives : Conservées jusqu’à 90 jours pour prévenir la perte ou la corruption
• Journaux d’incidents de sécurité : Conservés 1 an à des fins de sécurité et d’audit
• Données analytiques ou agrégées : Conservées indéfiniment (anonymisées et ne permettant pas l’identification)

Droits de suppression :

• Vous pouvez demander en tout temps la suppression de votre compte et des données associées
• Nous supprimerons les données personnelles dans les 30 jours de la fermeture, sauf conservation légalement requise
• Certaines données peuvent demeurer dans les sauvegardes jusqu’à 90 jours supplémentaires avant la suppression définitive
• Les données peuvent être conservées plus longtemps si la loi, un règlement ou une procédure judiciaire l’exige
• Les données agrégées et anonymisées peuvent être conservées indéfiniment puisqu’elles ne permettent pas de vous identifier

Conservation propre aux services :

• Dialbox : Enregistrements et transcriptions conservés pendant l’abonnement actif + 30 jours pour la prestation; le droit canadien des télécommunications exige la conservation des registres d’appels 3 ans + 14 jours à compter de l’appel pour conformité réglementaire; sauvegardes chiffrées pendant 60 jours après suppression du compte; suppression sur demande sous réserve des exigences légales; conservation indéfinie en cas d’enquête du CRTC ou de procédure judiciaire

Pour demander la suppression ou connaître la conservation propre à votre service, utilisez le courriel de soutien indiqué à la section 8.4.

9.6 Notification des incidents de sécurité

En cas d’incident confirmé, d’atteinte à la protection des données ou d’accès non autorisé à vos données personnelles, Neon Fox Inc. s’engage à aviser les utilisateurs touchés conformément aux lois applicables, dont la LPRPDE (Canada) et la CCPA/CPRA (Californie). Nous vous aviserons par courriel, notification dans l’application, avis Web ou téléphone selon la gravité. Pour les clients interentreprises dont nous sommes le sous-traitant, voir la section 5.10 pour les engagements supplémentaires. Pour les procédures, délais, protocoles et vos droits, consultez la section 6.4 de notre Politique de confidentialité.

9.7 Pratiques de sécurité et de conformité

Normes de conformité :

Neon Fox Inc. s’engage à maintenir de solides pratiques de sécurité. Nous respectons les lois et règlements suivants :

• LPRPDE : Nos Services sont conçus pour respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada
• CCPA/CPRA : Nos Services respectent les exigences de la California Consumer Privacy Act et de la California Privacy Rights Act
• Traitement des paiements : Les données sont traitées par Stripe, prestataire conforme à PCI DSS. Nous ne stockons ni ne traitons directement les données de carte de crédit.

Pratiques de sécurité :

Nous appliquons des mesures conformes aux normes du secteur pour protéger les données des utilisateurs et la disponibilité des services :

• Chiffrement en transit avec TLS 1.2 ou supérieur
• Chiffrement au repos avec AES-256 ou équivalent
• Authentification sécurisée et protection des mots de passe
• Examens et mises à jour de sécurité réguliers
• Contrôles limitant l’accès des employés aux données des utilisateurs
• Journalisation et surveillance des activités pour repérer les incidents de sécurité

Accords de traitement des données :

Pour les clients interentreprises et les organisations assujetties à la CCPA ou à des règlements semblables, nous fournissons des accords précisant nos responsabilités de sous-traitant et vos responsabilités de responsable du traitement. Écrivez à hello@neonfox.io pour en demander un.

9.8 Témoins et technologies de suivi

Utilisation des témoins :

Les sites Web et Services de Neon Fox Inc. peuvent utiliser des témoins et technologies semblables pour améliorer l’expérience, personnaliser le contenu et comprendre l’utilisation. Cette section explique leur utilisation :

• Témoins essentiels et fonctionnels : Nécessaires à l’authentification, à la sécurité du compte et aux fonctions de base. Les désactiver entraîne la perte d’accès aux Services.
  • Jetons de session et identifiants d’authentification
  • Préférences et paramètres de l’utilisateur
  • Jetons de protection contre la falsification de requêtes intersites (CSRF)
• Témoins de performance et d’analyse : Aident à comprendre les interactions pour améliorer la performance et repérer les problèmes.
  • Analyses d’utilisation (pages vues, adoption des fonctions)
  • Surveillance de performance (chargement, erreurs)
  • Suivi des conversions (lorsque applicable)
• Témoins marketing ou tiers : Certains témoins peuvent être déposés par des tiers (p. ex., Google Analytics, Stripe) à des fins d’analyse et de marketing. Vous pouvez les refuser dans les paramètres du navigateur.

Technologies de suivi :

Outre les témoins, nous pouvons utiliser :

• Balises Web et pixels pour mesurer l’engagement
• Stockage local et de session pour optimiser la performance
• Empreinte d’appareil (minimale) pour la sécurité et la prévention de la fraude

Contrôle et refus par l’utilisateur :

• La plupart des navigateurs permettent de refuser les témoins ou d’être averti de leur envoi
• Pour refuser Google Analytics, installez le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics
• Vous pouvez gérer ou supprimer les témoins marketing dans votre navigateur
• Note : désactiver les témoins essentiels limite votre capacité à utiliser les Services

Questions sur les témoins :

Pour toute question sur les témoins et technologies de suivi, écrivez à privacy@neonfox.io.

9.9 Conformité à la Loi 25 du Québec

Application :

Si vous résidez au Québec, si votre organisation y est établie ou si vous utilisez nos Services pour traiter des renseignements personnels de personnes situées au Québec, les dispositions suivantes s’ajoutent aux conditions générales :

Nos engagements au titre de la Loi 25 :

• Gouvernance : Neon Fox Inc. maintient des politiques et pratiques pour protéger les renseignements personnels, notamment la désignation d’une personne responsable de leur protection.
• Consentement : Nous obtenons le consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication selon la Loi 25, dont un consentement distinct et explicite pour les renseignements sensibles.
• Transparence : Notre Politique de confidentialité et les présentes Conditions expliquent clairement nos pratiques.
• Droit à l’information : Sur demande, nous vous informerons de l’existence de renseignements vous concernant, des catégories de personnes y ayant accès et de la durée de conservation.
• Droit à la rectification : Vous pouvez demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, ou la suppression de renseignements recueillis illégalement.
• Droit à la portabilité : Sur demande, nous fournirons vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Droit de retirer le consentement : Vous pouvez retirer votre consentement au traitement, sous réserve des restrictions légales et des obligations contractuelles.
• Droit d’être informé des décisions automatisées : Vous avez le droit d’être informé de leur utilisation et de demander un examen humain (voir la section 5.8).
• Notification des atteintes : En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous vous aviserons ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec comme l’exige la loi.

Vos obligations comme client du Québec :

Si vous traitez les renseignements personnels de personnes au Québec au moyen de nos Services, vous devez :

• Obtenir les consentements requis avant la collecte et le traitement
• Fournir les avis requis concernant la collecte et l’utilisation
• Respecter les exigences d’information sur les décisions automatisées de la Loi 25
• Répondre aux demandes d’accès, de rectification et de portabilité dans les délais de la Loi 25
• Signaler les incidents de confidentialité à la Commission d’accès à l’information lorsque vous êtes responsable du traitement

Pour les questions de conformité ou l’exercice de vos droits, écrivez à hello@neonfox.io avec l’objet « Demande relative à la Loi 25 ».

10. Exclusions et garanties

10.1 Fourniture « TELLE QUELLE » et « SELON LA DISPONIBILITÉ »

DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI, LES SERVICES SONT FOURNIS « TELS QUELS » ET « SELON LA DISPONIBILITÉ », SANS GARANTIE EXPRESSE OU IMPLICITE D’AUCUNE SORTE.

10.2 Exclusion de garanties

NOUS EXCLUONS EXPRESSÉMENT TOUTES LES GARANTIES, NOTAMMENT :

• Les garanties implicites de qualité marchande, d’adaptation à un usage particulier, de titre et d’absence de contrefaçon
• Les garanties d’exactitude, de fiabilité, de disponibilité ou d’exhaustivité des Services
• Les garanties de Services ininterrompus, ponctuels, sécurisés ou sans erreur
• Les garanties sur la qualité, l’exactitude ou la fiabilité des contenus ou renseignements obtenus au moyen des Services
• Les garanties de correction des défauts ou d’absence de virus ou de composants nuisibles

10.3 Absence de conseils professionnels

Les Services ne visent pas à fournir et ne constituent pas :

• Des conseils juridiques, financiers, médicaux ou professionnels
• Des services d’urgence ou une intervention d’urgence
• Un substitut au jugement ou à l’expertise professionnels

Consultez les professionnels appropriés pour des conseils adaptés à votre situation.

10.4 Services tiers

Nous ne donnons aucune garantie ou déclaration concernant :

• Les sites, services ou contenus tiers liés ou intégrés à nos Services
• Les produits ou services fournis par des tiers
• L’exactitude, la qualité ou la fiabilité des contenus tiers

10.5 Exclusions propres aux services

Dialbox :

• Exactitude de l’IA : L’IA Dialbox vise une exactitude de 95 % pour les réservations et le traitement des demandes, mais ne peut garantir une compréhension parfaite de toutes les demandes
• Appels mal acheminés : L’IA peut parfois mal classer, mal acheminer ou mal comprendre l’intention; vous demeurez responsable de surveiller les appels et d’effectuer les suivis
• Limites linguistiques : L’IA fonctionne le mieux en anglais (accents canadien et américain); les autres langues, accents prononcés ou sons peu clairs peuvent réduire sensiblement l’exactitude
• Demandes complexes : L’IA ne convient pas aux négociations complexes, consultations juridiques, conseils médicaux ou financiers ni aux questions personnelles sensibles exigeant un jugement humain
• Dépendance à la qualité : L’exactitude des transcriptions et réponses dépend de la qualité de l’appel, du bruit de fond, de la connexion et de la clarté de la voix
• Vérification requise : Vous devez vérifier indépendamment les détails critiques des rendez-vous, les coordonnées, les réservations urgentes et tout renseignement essentiel saisi par l’IA
• Aucune gestion des urgences : Dialbox ne peut reconnaître, acheminer ou traiter les appels d’urgence (voir l’exclusion complète à la section 2.1)
• Continuité : La performance de l’IA peut être touchée par les pannes tierces, les problèmes réseau ou la maintenance

10.6 Variations selon les territoires

Certains territoires interdisent l’exclusion de certaines garanties. Certaines exclusions ci-dessus peuvent alors ne pas s’appliquer, et vous pouvez avoir des droits supplémentaires.

11. Limitation de responsabilité

11.1 Exclusion de dommages

DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI, NEON FOX INC., SES DIRIGEANTS, ADMINISTRATEURS, EMPLOYÉS, MANDATAIRES, SOCIÉTÉS AFFILIÉES, CONCÉDANTS ET FOURNISSEURS (COLLECTIVEMENT, LES « PARTIES NEON FOX ») NE SERONT PAS RESPONSABLES DE :

Dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs, exemplaires ou punitifs, notamment :

• Perte de profits, de revenus ou d’occasions d’affaires
• Perte de données, d’achalandage ou de réputation
• Perte d’usage ou impossibilité d’utiliser les Services
• Coût d’acquisition de biens ou services de remplacement
• Interruption des activités ou indisponibilité
• Toute autre perte intangible

Qu’ils découlent :

• De votre accès, utilisation ou impossibilité d’accéder aux Services ou de les utiliser
• De la conduite ou du contenu de tiers dans les Services
• De tout contenu obtenu au moyen des Services
• D’un accès, d’une utilisation ou d’une modification non autorisés de vos transmissions ou contenus
• Des déclarations ou de la conduite de tiers dans les Services
• De toute autre question liée aux Services

Même si :

• Nous avons été avisés de la possibilité de ces dommages
• Un recours limité manque à son objectif essentiel
• La réclamation repose sur un contrat, un délit (y compris la négligence), la responsabilité stricte ou toute autre théorie juridique

11.2 Plafond de responsabilité

EN AUCUN CAS LA RESPONSABILITÉ TOTALE DES PARTIES NEON FOX ENVERS VOUS POUR TOUTES LES RÉCLAMATIONS LIÉES AUX CONDITIONS OU AUX SERVICES NE DÉPASSERA LE PLUS ÉLEVÉ DES MONTANTS SUIVANTS :

• Le montant que vous nous avez payé dans les douze (12) mois précédant immédiatement le fait à l’origine de la responsabilité; OU
• Cent dollars (100,00 $ USD)

Cette limite s’applique quel que soit le nombre de réclamations ou de causes d’action.

11.3 Fondement essentiel de l’accord

Vous reconnaissez et acceptez que ces limites de responsabilité sont essentielles à l’accord entre vous et Neon Fox Inc. et que les Services ne vous seraient pas fournis sans elles.

11.4 Variations selon les territoires

Certains territoires interdisent la limitation ou l’exclusion de responsabilité pour les dommages accessoires ou consécutifs. Ces limites peuvent alors ne pas s’appliquer, et notre responsabilité sera limitée dans toute la mesure permise par la loi.

11.5 Exceptions

Rien dans les présentes Conditions ne limite ou n’exclut notre responsabilité pour :

• Décès ou préjudice corporel causés par notre négligence
• Fraude ou déclaration frauduleuse
• Toute autre responsabilité ne pouvant être limitée ou exclue selon la loi applicable

12. Indemnisation

12.1 Votre obligation d’indemnisation

Vous acceptez d’indemniser, de défendre et de dégager les Parties Neon Fox de toute réclamation, responsabilité, dommages, perte, coût, dépense et frais (y compris les honoraires raisonnables d’avocat et frais juridiques) découlant de ou liés à :

• Votre utilisation ou utilisation abusive des Services
• Votre violation des Conditions ou de toute loi ou tout règlement applicable
• Votre Contenu utilisateur, notamment les réclamations selon lesquelles il :
  • Porte atteinte à des droits de propriété intellectuelle
  • Viole les droits à la vie privée ou à l’image
  • Contient du contenu diffamatoire, préjudiciable ou illégal
  • Viole les droits de tiers
• Votre violation des droits d’une autre personne ou entité
• Votre négligence, inconduite volontaire ou fraude
• Tout différend entre vous et d’autres utilisateurs
• Les réclamations de tiers découlant de votre utilisation des Services

12.2 Défense et règlement

Nous nous réservons le droit, à nos frais, de :

• Assumer la défense et le contrôle exclusifs de toute question assujettie à indemnisation
• Exiger votre coopération à la défense de ces réclamations
• Approuver tout règlement touchant nos droits ou intérêts

Vous ne pouvez régler une réclamation sans notre consentement écrit préalable si le règlement :

• Nous impose une obligation
• Comprend une admission de responsabilité en notre nom
• Touche nos droits ou intérêts

12.3 Avis et coopération

Vous acceptez de :

• Nous aviser rapidement des réclamations assujetties à indemnisation
• Coopérer pleinement à notre défense
• Fournir les renseignements et l’aide raisonnablement demandés
• Ne pas compromettre ni régler les réclamations sans notre consentement écrit préalable

12.4 Survie

Vos obligations d’indemnisation survivent à la résiliation des Conditions et à la fin de votre utilisation des Services.

13. Règlement des différends et droit applicable

13.1 Droit applicable

Les Conditions et tout différend lié aux Conditions ou aux Services sont régis et interprétés selon les lois de l’Ontario et les lois fédérales canadiennes qui s’y appliquent, sans égard aux règles de conflit de lois.

Neon Fox Inc. est une société fédérale canadienne exerçant ses activités en Ontario.

La Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises ne s’applique pas.

13.2 Règlement informel

Avant d’engager une procédure formelle, vous acceptez de :

• Communiquer d’abord avec nous pour tenter un règlement informel
• Décrire en détail le différend et la solution souhaitée
• Travailler de bonne foi à une solution mutuellement acceptable
• Nous accorder au moins 30 jours pour répondre et tenter un règlement

13.3 Convention d’arbitrage

Les différends non résolus à l’amiable doivent être réglés par arbitrage contraignant en Ontario, au Canada, conformément à la Loi de 1991 sur l’arbitrage (Ontario) et aux règles de l’Institut d’arbitrage et de médiation du Canada.

Conditions d’arbitrage :

• L’arbitrage est mené par un arbitre unique
• L’arbitrage a lieu en Ontario, au Canada (ou virtuellement par accord)
• La décision de l’arbitre est définitive et contraignante
• La sentence peut être homologuée par tout tribunal compétent
• Chaque partie assume ses frais, sauf décision contraire de l’arbitre
• L’arbitrage est confidentiel
• La langue de l’arbitrage est l’anglais

13.4 Renonciation aux actions collectives

VOUS ACCEPTEZ QUE TOUT ARBITRAGE OU TOUTE PROCÉDURE JUDICIAIRE SE LIMITE AU DIFFÉREND ENTRE VOUS ET NEON FOX INC. À TITRE INDIVIDUEL.

Dans toute la mesure permise par la loi :

• Vous renoncez à participer aux actions collectives, arbitrages collectifs ou actions représentatives
• Les réclamations ne peuvent être jointes ou regroupées avec celles d’autres utilisateurs
• Vous ne pouvez présenter des réclamations qu’à titre individuel
• Vous ne pouvez agir comme représentant d’un groupe, procureur général privé ou à tout autre titre représentatif

Si cette renonciation est jugée inexécutoire, la convention d’arbitrage sera nulle et sans effet.

13.5 Cour des petites créances

Chaque partie peut saisir la Cour des petites créances de l’Ontario si :

• La réclamation relève de sa compétence (actuellement jusqu’à 35 000 $ en Ontario)
• La réclamation est présentée individuellement (hors action collective)
• La Cour des petites créances est compétente pour l’affaire

13.6 Compétence et lieu

Pour les différends hors arbitrage ou petites créances, vous acceptez que :

• Les tribunaux de l’Ontario ont compétence exclusive
• Le lieu approprié est Toronto, Ontario, Canada
• Vous consentez à la compétence personnelle des tribunaux ontariens
• Vous renoncez aux objections fondées sur un tribunal inapproprié

Vous acceptez la compétence personnelle et exclusive des tribunaux situés en Ontario, au Canada.

13.7 Injonctions

Rien n’empêche une partie de demander une injonction ou un autre recours en equity devant un tribunal pour :

• Protéger les droits de propriété intellectuelle
• Prévenir un préjudice irréparable
• Faire respecter les obligations de confidentialité
• Prévenir les violations continues des Conditions

13.8 Délai de réclamation

Vous acceptez que toute réclamation ou cause d’action liée aux Conditions ou aux Services soit déposée dans un délai d’un (1) an après sa naissance. À défaut, elle est définitivement prescrite.

14. Dispositions générales

14.1 Intégralité de l’accord

Les présentes Conditions, notre Politique de confidentialité et les autres accords, politiques ou règles cités ou applicables à des Services précis constituent l’intégralité de l’accord entre vous et Neon Fox Inc. concernant les Services et remplacent toutes les ententes, accords, déclarations et garanties antérieurs ou contemporains.

14.2 Divisibilité

Si un tribunal compétent juge une disposition illégale, nulle ou inexécutoire :

• Elle sera réputée divisible sans toucher la validité et l’exécution des autres dispositions
• La disposition invalide sera limitée ou supprimée dans la mesure minimale nécessaire
• Les autres dispositions demeureront pleinement en vigueur

14.3 Renonciation

Notre défaut ou retard à faire respecter un droit ou une disposition ne constitue pas une renonciation, sauf reconnaissance et accord écrits. La renonciation à une violation ne constitue pas une renonciation aux violations ultérieures.

14.4 Cession

Par vous :

• Vous ne pouvez céder, transférer ou déléguer les Conditions ou vos droits et obligations sans notre consentement écrit préalable
• Toute tentative de cession sans consentement est nulle

Par nous :

• Nous pouvons librement céder, transférer ou déléguer les Conditions et nos droits et obligations sans restriction
• Cela comprend les cessions liées aux fusions, acquisitions, ventes d’actifs ou autres opérations d’entreprise

14.5 Absence de tiers bénéficiaires

Les Conditions bénéficient uniquement à vous et à Neon Fox Inc. Aucun tiers ne peut faire exécuter une disposition ou en recevoir le bénéfice, sauf les Parties Neon Fox qui ont droit aux protections prévues.

14.6 Relation des parties

Les Conditions ou votre utilisation des Services ne créent aucune relation de mandat, société de personnes, coentreprise, emploi ou franchise entre vous et Neon Fox Inc. Vous n’avez pas le pouvoir de nous lier ou de prendre des engagements en notre nom.

14.7 Force majeure

Nous ne sommes pas responsables des manquements ou retards dans l’exécution de nos obligations causés par des circonstances hors de notre contrôle raisonnable, notamment :

• Cas fortuits, catastrophes naturelles ou intempéries graves
• Guerre, terrorisme, émeutes ou troubles civils
• Mesures, lois ou règlements gouvernementaux
• Conflits de travail ou grèves
• Pannes de télécommunications ou d’Internet
• Cyberattaques ou atteintes à la sécurité ne pouvant être raisonnablement prévenues
• Pandémies ou urgences de santé publique
• Défaillances de services ou infrastructures tiers

14.8 Titres et interprétation

• Les titres servent uniquement à faciliter la lecture et ne modifient pas l’interprétation
• « Notamment » et « y compris » signifient « y compris, sans s’y limiter »
• Les « jours » sont des jours civils sauf indication contraire
• Le singulier inclut le pluriel et inversement
• « Vous » et « votre » visent la personne ou l’entité utilisant les Services
• « Nous », « notre » et « nos » visent Neon Fox Inc.

14.9 Langue

Les présentes Conditions sont rédigées en anglais. Toute traduction est fournie uniquement pour faciliter la lecture. En cas de conflit entre la version anglaise et une traduction, la version anglaise prévaut.

14.10 Survie

Les dispositions suivantes survivent à la résiliation :

• Obligations de paiement
• Droits de propriété intellectuelle
• Licences du Contenu utilisateur
• Exclusions et limitations de responsabilité
• Obligations d’indemnisation
• Règlement des différends et droit applicable
• Dispositions générales

14.11 Contrôle des exportations et conformité commerciale

Vous acceptez de respecter toutes les lois et tous les règlements canadiens et internationaux applicables au contrôle des exportations et importations, dont ceux administrés par Affaires mondiales Canada. Vous déclarez que :

• Vous n’êtes pas situé dans un pays sous embargo ou sanctions du gouvernement canadien
• Vous ne figurez sur aucune liste canadienne de parties interdites ou restreintes (dont la Liste consolidée des sanctions autonomes canadiennes)
• Vous n’utiliserez pas les Services à des fins interdites par le droit canadien ou international applicable
• Vous respecterez tous les règlements applicables de contrôle du commerce

14.12 Utilisation par le gouvernement canadien

Si vous êtes une entité gouvernementale canadienne ou une société d’État, les Services sont fournis comme articles commerciaux. L’utilisation, la reproduction et la communication sont soumises aux présentes Conditions et aux règlements canadiens applicables aux marchés publics.

14.13 Exigences relatives aux avis

Avis qui vous sont adressés :

Nous pouvons vous donner avis :

• Par courriel à l’adresse de votre compte
• Par notifications dans l’application ou messages du tableau de bord
• Par publication sur nos sites Web
• Par courrier à l’adresse de votre compte (s’il y a lieu)

Vous acceptez de tenir vos coordonnées à jour et reconnaissez le courriel comme forme acceptable d’avis juridique.

Avis qui nous sont adressés :

Vous pouvez nous transmettre les avis juridiques à :

• Dialbox : hello@dialbox.ca, Toronto, ON, Canada
• Neon Fox général : hello@neonfox.io

Les avis doivent être écrits et sont réputés donnés à leur réception.

15. Conditions propres aux services

15.1 Conditions propres à Dialbox

En plus des conditions générales :

• Vous ne devez pas utiliser de données n’appartenant pas à votre entreprise
• Vous ne devez pas utiliser le Service pour entraîner des modèles d’IA avec des données de tiers non autorisées
• Vous êtes propriétaire de toutes les données, journaux d’appels et documents téléversés
• Les abonnements se renouvellent automatiquement sauf annulation dans le tableau de bord avant le cycle de facturation
• Les Services respectent les lois canadiennes sur la vie privée (LPRPDE) et sont régis par le droit ontarien et fédéral canadien

15.1a Enregistrement et transcription des appels (Dialbox)

Avis important. Tous les appels entrants traités par Dialbox sont automatiquement enregistrés et transcrits pour la prestation du service.

Enregistrement et stockage :

• Tous les appels sont enregistrés et transcrits par défaut lorsque l’annonce d’enregistrement est activée
• Les enregistrements et transcriptions sont stockés dans votre tableau de bord Dialbox
• Les données d’appels sont conservées selon la section 9.5 (Conservation des données)
• Vous pouvez désactiver l’enregistrement et la transcription en désactivant l’annonce d’enregistrement dans vos paramètres; aucun enregistrement ni transcription ne sera alors créé

Vos responsabilités et obligations de consentement :

VOUS (le Client) êtes seul responsable d’obtenir tous les consentements exigés des participants selon la loi applicable. Cela comprend :

• Consentement de toutes les parties : Le Canada exige le consentement de toutes les parties avant l’enregistrement dans la plupart des provinces. Vous devez respecter les lois provinciales applicables au lieu de votre entreprise et des appelants
• Avis aux appelants : Vous devez indiquer que les appels peuvent être enregistrés (p. ex., « Cet appel peut être enregistré à des fins de qualité et de formation »)
• Moment de l’avis : L’avis de consentement devrait être donné avant l’appel ou dans les 10 premières secondes par message automatisé ou accueil de l’IA
• Variations provinciales : Les exigences varient; vous devez comprendre et respecter les lois des provinces où vous exercez vos activités et où se trouvent vos appelants
• Appels transfrontaliers : Pour les appels de l’étranger (p. ex., États-Unis), vous devez aussi respecter les lois de ces territoires sur le consentement à l’enregistrement

Relation entre responsable du traitement et sous-traitant :

Pour les enregistrements et transcriptions, Dialbox est le sous-traitant et vous êtes le responsable du traitement. Vous devez avoir l’autorité légale d’enregistrer tous les appels et ne devez pas utiliser Dialbox lorsque le consentement approprié ne peut être obtenu. Voir la section 5.0 (Rôles de traitement des données).

Utilisations interdites :

• Vous ne devez pas enregistrer au moyen de Dialbox en violation des lois fédérales, provinciales ou internationales applicables au consentement
• Vous ne devez pas utiliser Dialbox dans les territoires exigeant le consentement d’une seule partie à moins d’être partie à la conversation
• L’enregistrement secret ou non divulgué sans consentement approprié est strictement interdit
• L’enregistrement à des fins illégales (p. ex., surveillance, harcèlement, fraude) est interdit

Indemnisation :

Vous acceptez d’indemniser, de défendre et de dégager Neon Fox Inc. de toute réclamation, poursuite, amende, pénalité ou dommage résultant du défaut d’obtenir le consentement approprié ou d’une violation des lois de consentement. Cela comprend notamment les violations des lois provinciales sur l’écoute électronique, de la vie privée ou les réclamations d’appelants pour enregistrement non autorisé.

Recommandation : Nous recommandons fortement de consulter un avocat canadien en télécommunications pour assurer la conformité de vos pratiques aux lois provinciales et fédérales. Les exigences de consentement sont complexes et varient beaucoup selon le territoire.

15.1b Conformité au CRTC et aux télécommunications canadiennes (Dialbox)

En tant que service de télécommunications au Canada, Dialbox et ses clients doivent respecter les règlements du CRTC et les lois fédérales et provinciales applicables.

Conformité à la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus (LNNTE) :

• Vous ne devez pas utiliser Dialbox pour des appels de télémarketing non sollicités aux numéros inscrits à la LNNTE canadienne
• Dialbox ne doit pas servir aux appels sortants par l’IA ni aux campagnes de télémarketing
• Les exemptions de relation d’affaires existante ne s’appliquent que si vous avez fait affaire avec le destinataire dans les 18 derniers mois
• Vous devez maintenir des listes internes de numéros exclus et respecter immédiatement les refus
• Les violations de la LNNTE peuvent entraîner des amendes jusqu’à 15 000 $ par violation (particuliers) ou 1 500 000 $ par violation (sociétés)

Heures d’appel et restrictions :

• Heures permises : de 9 h à 21 h 30 du lundi au vendredi et de 10 h à 18 h la fin de semaine (heure locale du destinataire)
• Aucun appel permis les jours fériés
• Vous devez suivre les fuseaux horaires des destinataires et respecter les restrictions d’heures

Exigences d’information sur l’IA :

• Vous devriez indiquer aux appelants qu’ils peuvent interagir avec un système d’IA (dans les 10 premières secondes, de préférence)
• Bien que le CRTC ne l’exige pas actuellement, cet avis est une pratique exemplaire et pourrait devenir obligatoire
• Avis recommandé : « Vous avez joint [Nom de l’entreprise]. Cet appel est pris par un assistant d’IA. Comment puis-je vous aider aujourd’hui? »
• Les appelants devraient pouvoir parler à une personne ou laisser un message pour être rappelés

Exigences de consentement et d’autorisation :

• Vous devez obtenir un consentement exprès ou implicite avant les appels de télémarketing aux clients
• Consentement exprès : Confirmation écrite ou verbale que le client accepte de recevoir des appels
• Consentement implicite : Relation d’affaires existante, numéros publiés (avec restrictions) ou demande dans les 6 derniers mois
• Le consentement doit être clair, documenté et révocable en tout temps
• Vous devez vous identifier et nommer votre entreprise au début de chaque appel

Activités interdites selon le CRTC :

• Appeler les numéros inscrits à la LNNTE sans exemption valide
• Utiliser la composition automatique ou des messages vocaux artificiels ou préenregistrés sans consentement (appels automatisés)
• Falsifier l’identification de l’appelant ou afficher une identification trompeuse
• Continuer d’appeler après une demande d’ajout à votre liste interne de numéros exclus
• Appeler pendant les heures interdites ou les jours fériés
• Ne pas fournir de renseignements d’entreprise exacts sur demande

Responsabilité et conformité du client :

• Vous êtes seul responsable de la conformité de votre utilisation de Dialbox aux règlements du CRTC et aux lois fédérales et provinciales de télécommunications
• Dialbox fournit uniquement la plateforme technologique; nous ne contrôlons pas vos pratiques d’appel et ne vérifions pas la conformité à la LNNTE
• Vous devez instaurer des processus internes de conformité, dont la vérification de la LNNTE, le suivi des heures et la gestion du consentement
• Vous êtes responsable de former votre personnel aux exigences du CRTC
• Vous devez conserver les preuves de consentement, de refus et d’activités d’appel selon les règles du CRTC

Indemnisation pour violations réglementaires :

Vous acceptez d’indemniser, de défendre et de dégager Neon Fox Inc. de toute réclamation, amende, pénalité, mesure d’application, poursuite ou dommage résultant de violations des règlements du CRTC, des règles de la LNNTE ou des lois fédérales ou provinciales de télécommunications, notamment :

• Sanctions administratives pécuniaires du CRTC pour violations
• Honoraires et frais juridiques liés à la défense lors d’enquêtes ou de mesures réglementaires
• Réclamations ou poursuites de consommateurs ou de tiers alléguant des violations du CRTC
• Coûts des réponses aux demandes, audits ou enquêtes du CRTC liés à votre compte

Application et suspension immédiate :

Comme indiqué à la section 3.4, nous pouvons suspendre ou fermer immédiatement votre compte sans préavis si nous déterminons une violation présente ou passée des règlements du CRTC, de la LNNTE ou d’autres lois de télécommunications. Nous pouvons aussi signaler les violations présumées aux autorités comme l’exige la loi.

Ressources : Pour les règles du CRTC et la LNNTE, consultez :

• Site Web du CRTC : https://crtc.gc.ca
• LNNTE nationale : https://lnnte-dncl.gc.ca
• Règles sur les télécommunications non sollicitées : https://crtc.gc.ca/eng/phone/telemarketing/

15.1c Conformité à la FCC et aux télécommunications américaines (Dialbox)

Si vous utilisez Dialbox pour faire ou recevoir des appels impliquant des numéros ou destinataires aux États-Unis, vous et votre entreprise devez respecter tous les règlements fédéraux et étatiques applicables.

Conformité à la FCC :

Les clients Dialbox aux États-Unis doivent respecter les règles de la Federal Communications Commission (FCC) régissant les télécommunications, notamment l’identification de l’appelant, l’enregistrement et les restrictions sur les appels automatisés.

Conformité à la Telephone Consumer Protection Act (TCPA) :

• Vous devez obtenir un consentement exprès préalable avant les appels non urgents ou les textos aux téléphones mobiles au moyen d’un système de composition automatique ou d’une voix préenregistrée
• Vous devez obtenir un consentement écrit exprès préalable avant les appels ou textos marketing ou publicitaires vers tout numéro
• Vous devez respecter le National Do Not Call Registry de la FTC et toutes les demandes de ne pas appeler
• Vous devez vous identifier et fournir votre numéro ou adresse au début de chaque appel de télémarketing
• Vous devez maintenir des listes internes de numéros exclus et respecter les refus dans un délai raisonnable

Telemarketing Sales Rule (TSR) de la FTC :

• Dialbox n’offre pas de campagnes sortantes ni d’appels de télémarketing
• Vous ne devez pas utiliser Dialbox pour des appels non sollicités ou des messages promotionnels

Lois propres aux États :

De nombreux États ont des lois de télécommunications et de protection des consommateurs plus strictes que les exigences fédérales (notamment la Floride, la Californie, Washington et New York). Vous êtes seul responsable de repérer et de respecter les règlements propres aux États qui s’appliquent à votre entreprise et à vos activités d’appel.

Indemnisation pour violations réglementaires américaines :

Vous acceptez d’indemniser, de défendre et de dégager Neon Fox Inc. de toute réclamation, amende, pénalité, mesure d’application, poursuite ou dommage résultant de violations de la TCPA, des règlements de la FCC, de la TSR de la FTC ou des lois fédérales ou étatiques de télécommunications. Dialbox fournit uniquement la plateforme et ne vérifie pas votre conformité.

Ressources : Pour les règles américaines :

• Site Web de la FCC : https://www.fcc.gov
• Télémarketing FTC : https://www.ftc.gov/business-guidance/resources/complying-telemarketing-sales-rule
• National Do Not Call Registry : https://www.donotcall.gov

15.1d Conformité à la LCAP (Dialbox)

La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) s’applique aux messages électroniques commerciaux (MEC), dont les SMS et autres messages envoyés avec Dialbox. Si vous envoyez des MEC, vous devez :

• Obtenir un consentement exprès ou implicite des destinataires avant tout MEC
• Inclure le nom, l’adresse postale et les coordonnées de votre entreprise dans chaque message
• Fournir un mécanisme de désabonnement clair et bien visible dans chaque message commercial
• Respecter les demandes de désabonnement dans les 10 jours ouvrables
• Conserver les preuves de consentement (comment et quand il a été obtenu)

Les violations de la LCAP peuvent entraîner des pénalités jusqu’à 10 000 000 $ par violation pour les entreprises. Vous êtes seul responsable de la conformité de votre utilisation de Dialbox à la LCAP.

15.1e Portabilité des numéros de téléphone (Dialbox)

Les numéros attribués à votre compte Dialbox peuvent être transférables à un autre fournisseur, sous réserve de ce qui suit :

• La portabilité dépend des politiques des opérateurs, de la faisabilité technique et de la disponibilité des numéros
• Pour lancer une demande, écrivez au soutien Dialbox à support@dialbox.ca
• Les délais dépendent des exigences de l’opérateur receveur et peuvent être de plusieurs jours ouvrables
• Des frais administratifs peuvent s’appliquer aux demandes de transfert
• Votre compte doit être en règle, sans solde impayé, pour lancer un transfert

16. Conditions des services SMS et mobiles

16.1 Description du programme

Dialbox et ses entreprises abonnées utilisent les SMS pour les communications transactionnelles et conversationnelles, dont les réponses aux contacts au sujet de leurs demandes.

16.2 Adhésion de l’utilisateur

Lorsque vous appelez une entreprise utilisant Dialbox et acceptez verbalement un texto, ou envoyez START à un numéro d’entreprise utilisant Dialbox, vous consentez à recevoir ses textos liés au service. Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. La fréquence varie selon vos interactions. Répondez STOP pour vous désabonner en tout temps et HELP pour obtenir de l’aide. Le consentement n’est pas une condition d’achat.

16.3 Éléments essentiels (STOP et HELP)

Désabonnement : Vous pouvez annuler le service SMS en tout temps. Envoyez simplement « STOP » au numéro expéditeur. Après réception de « STOP », nous vous enverrons un SMS confirmant le désabonnement. Vous ne recevrez ensuite plus de SMS de cette entreprise précise.

Aide : En cas de problème avec le programme, répondez « HELP » pour obtenir de l’aide ou écrivez directement à support@dialbox.ca.

16.4 Fréquence et frais

La fréquence varie selon vos interactions avec l’entreprise. Comme toujours, des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer aux messages que nous vous envoyons et à ceux que vous nous envoyez. Pour toute question sur votre forfait texto ou de données, communiquez avec votre fournisseur sans fil.

16.5 Responsabilité des opérateurs

Les opérateurs ne sont pas responsables des messages retardés ou non livrés.

16.6 Vie privée

Pour toute question sur la vie privée, consultez notre Politique de confidentialité. Les numéros recueillis dans notre programme SMS ne seront ni communiqués ni vendus à des tiers à des fins marketing ou promotionnelles.

16.7 Conformité américaine (TCPA)

Si vous êtes une entreprise abonnée envoyant des SMS à des destinataires américains, vous devez respecter la TCPA et les règlements connexes de la FCC :

• Obtenir un consentement écrit exprès préalable avant les textos marketing ou promotionnels aux destinataires américains
• Les messages transactionnels (confirmations de rendez-vous, textos après appel manqué) exigent un consentement exprès préalable, mais pas nécessairement écrit
• Fournir un mécanisme clair de désabonnement conforme à la TCPA
• Respecter rapidement les demandes de désabonnement
• Conserver les preuves de consentement pour tous les destinataires américains

17. Coordonnées

Pour toute question, préoccupation ou demande concernant les présentes Conditions, utilisez le canal approprié ci-dessous :

Répertoire des contacts

Nous répondons habituellement dans les 1 à 2 jours ouvrables.