Politique de confidentialité

1. Introduction

Neon Fox Inc. (« nous », « notre » ou « nos ») est une société canadienne constituée sous le régime fédéral dont le siège social est en Ontario. Nous exploitons plusieurs applications et services logiciels, dont Dialbox et notre site Web d’entreprise à neonfox.io (collectivement, les « Services »). En tant qu’organisation fédérale du secteur privé, nous sommes assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et respectons les exigences de protection des données de tous les territoires où nous exerçons nos activités. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter vos renseignements personnels avec transparence et soin.

La présente Politique de confidentialité respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25 (« Loi 25 »), ainsi que les exigences provinciales applicables en matière de vie privée, y compris celles régissant le secret professionnel des clients réglementés (p. ex., CPA Ontario et CPA Québec).

La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, protégeons et conservons vos renseignements lorsque vous :

• Visitez nos sites Web
• Utilisez notre tableau de bord Web
• Vous abonnez à nos services
• Communiquez avec nous

En utilisant l’un de nos Services, vous consentez aux pratiques relatives aux données décrites dans la présente politique. Si vous n’acceptez pas nos pratiques, veuillez ne pas utiliser nos Services.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels qui veille au respect de la présente Politique de confidentialité et des lois applicables en matière de vie privée. Cette personne s’assure que les renseignements personnels sont traités conformément à nos obligations et répond aux demandes et aux plaintes concernant nos pratiques de confidentialité.

Vous pouvez joindre la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

• Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels, Neon Fox Inc.
• Courriel : privacy@neonfox.io
• Adresse postale : Neon Fox Inc., Ontario, Canada

La personne responsable de la protection des renseignements personnels répond de la conformité de notre organisation aux lois sur la protection de la vie privée et peut répondre à vos questions ou préoccupations concernant le traitement de vos renseignements personnels.

3. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons différents types de renseignements selon le Service que vous utilisez. Cette section décrit les renseignements que nous pouvons recueillir dans l’ensemble de nos Services.

Avis concernant les renseignements personnels sensibles : Certains renseignements que nous traitons, notamment les enregistrements audio d’appels, les transcriptions d’appels, les messages vocaux, les résumés produits par l’IA et les métadonnées de communication, peuvent être considérés comme des renseignements personnels sensibles selon les lois applicables en matière de vie privée. Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, nous ne recueillons ces renseignements qu’avec un consentement explicite ou clairement implicite donné au moment de la collecte.

Pour les utilisateurs de Dialbox en particulier : les enregistrements et les transcriptions d’appels sont recueillis avec votre consentement exprès lorsque vous vous abonnez au service et sont essentiels à sa prestation. Les appelants sont informés de l’enregistrement au début de chaque appel, et la poursuite de l’appel constitue un consentement implicite.

3.1 Renseignements personnels que vous fournissez

Renseignements de compte :

• Nom complet (prénom et nom de famille)
• Adresse courriel
• Numéros de téléphone
• Nom d’utilisateur et mot de passe (chiffrés et hachés)
• Nom de l’entreprise ou de l’organisation
• Renseignements de facturation et de paiement (traités par Stripe)
• Préférences et paramètres du compte

Renseignements propres aux services :

Dialbox :

• Coordonnées de l’entreprise
• Enregistrements audio d’appels (les appels entrants sont automatiquement enregistrés par défaut lorsque l’avis d’enregistrement est activé; les enregistrements sont désactivés lorsque cet avis est désactivé)
• Transcriptions d’appels (produites par l’IA à partir des enregistrements audio; désactivées lorsque l’avis d’enregistrement est désactivé)
• Données vocales et renseignements sur les appelants (numéros de téléphone, noms, contenu des conversations)
• Métadonnées de traitement par l’IA et analyses des appels (classification de l’intention, sentiment, durée de l’appel, décisions d’acheminement)
• Journaux d’appels et données documentaires
• Renseignements sur l’utilisation du compte

Considérations relatives aux données biométriques vocales (Dialbox) :

Bien que Dialbox n’utilise actuellement aucune technologie d’empreinte vocale ou d’identification biométrique vocale, nous reconnaissons que les enregistrements vocaux peuvent constituer des données biométriques selon certaines lois sur la protection de la vie privée (p. ex., la Biometric Information Privacy Act (BIPA) de l’Illinois et la loi sur la confidentialité biométrique du Colorado entrée en vigueur le 1er juillet 2025). Nous n’extrayons aucun identifiant biométrique (empreinte vocale) des enregistrements d’appels et n’utilisons pas les données vocales à des fins d’authentification, d’identification ou de vérification biométrique. Les enregistrements vocaux servent uniquement à la transcription, au traitement des appels par l’IA, à la prestation des services, aux analyses commerciales et à la conformité réglementaire décrits dans la présente Politique de confidentialité.

Communications générales :

• Renseignements fournis lorsque vous communiquez avec le soutien à la clientèle
• Abonnements aux infolettres
• Préférences de marketing
• Commentaires et réponses aux sondages

3.2 Renseignements recueillis automatiquement

Données techniques et d’utilisation :

• Adresses IP et renseignements généraux sur la localisation
• Identifiants et empreintes d’appareils (à des fins de sécurité)
• Type, version et paramètres linguistiques du navigateur
• Système d’exploitation et renseignements sur l’appareil
• Paramètres de fuseau horaire
• Habitudes d’utilisation et analyses
• Pages consultées, fonctions utilisées et temps passé
• Journaux d’erreurs et renseignements de diagnostic
• Mesures de performance

3.3 Témoins et technologies de suivi

Nous utilisons des témoins et des technologies de suivi similaires pour :

• Maintenir votre session de connexion
• Mémoriser vos préférences et vos paramètres
• Analyser le trafic du site Web et les habitudes d’utilisation
• Améliorer nos Services et l’expérience utilisateur
• Fournir des fonctions de sécurité (p. ex., empreinte d’appareil)
• Présenter du contenu pertinent

Types de témoins :

• Témoins essentiels : Nécessaires au bon fonctionnement des Services
• Témoins fonctionnels : Mémorisent vos préférences et vos paramètres
• Témoins d’analyse : Nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec nos Services (p. ex., Google Analytics)
• Témoins de performance : Optimisent les temps de chargement et l’expérience utilisateur
• Témoins de marketing : Servent à présenter des publicités pertinentes (avec votre consentement)

Gestion des témoins :

• Vous pouvez gérer ou supprimer les témoins dans les paramètres de votre navigateur
• Pour toute question sur notre utilisation des témoins, écrivez à privacy@neonfox.io

La désactivation des témoins peut nuire au fonctionnement de certains Services. Pour en savoir plus sur les pratiques de confidentialité de Google Analytics, consultez https://policies.google.com/privacy.

3.4 Renseignements provenant de tiers

Nous pouvons recevoir des renseignements vous concernant de services tiers que vous connectez à votre compte ou de sources accessibles au public, notamment :

• Applications tierces que vous liez expressément à votre compte
• Prestataires de traitement des paiements
• Services de vérification de l’identité
• Fournisseurs de services d’analyse

4. Utilisation de vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements aux fins suivantes, chacune reposant sur un fondement juridique approprié, comme votre consentement explicite, l’exécution de notre contrat avec vous, le respect d’obligations légales ou les intérêts légitimes poursuivis par Neon Fox Inc. ou des tiers.

Consentement et limitation des finalités (Loi 25 et LPRPDE). Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels uniquement à des fins précises, explicites et légitimes qui vous sont communiquées au moment de la collecte ou avant celle-ci. Le consentement est obtenu séparément pour chaque catégorie de traitement lorsque requis (p. ex., fonctionnement essentiel, communications, analyses, marketing facultatif).

Les personnes peuvent retirer leur consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Pour retirer votre consentement, écrivez-nous à privacy@neonfox.io.

4.1 Prestation des services et gestion du compte

• Créer, maintenir et sécuriser votre compte
• Authentifier les utilisateurs et prévenir les accès non autorisés
• Fournir, assurer et améliorer nos Services
• Traiter les transactions, la facturation et les paiements
• Gérer les abonnements et les renouvellements
• Fournir le soutien à la clientèle et répondre aux demandes

4.2 Fonctions propres aux services

Dialbox :

• Créer et gérer votre compte d’entreprise
• Traiter les commandes et les paiements
• Enregistrer et transcrire les appels entrants pour la prestation des services, les analyses commerciales et la conformité réglementaire (lorsque l’avis d’enregistrement est activé; désactivés lorsque cet avis est désactivé)
• Traiter les données vocales au moyen de systèmes d’IA pour la réponse automatisée aux appels, la compréhension du langage naturel et la classification de l’intention
• Produire des résumés d’appels, des réservations de rendez-vous et des décisions d’acheminement au moyen de l’analyse de conversations par l’IA
• Conserver en toute sécurité les enregistrements, les transcriptions, les journaux d’appels et les données documentaires
• Faciliter les communications d’entreprise et les interactions avec la clientèle
• Fournir des analyses d’appels, des rapports et des renseignements pour améliorer le service

Enregistrement et transcription des appels Dialbox. Si vous interagissez avec nos Services par un appel téléphonique ou un appel vocal sur un site Web au moyen de Dialbox, vous serez informé au moment de l’appel que votre conversation peut être enregistrée ou transcrite à des fins d’assurance qualité, de transmission de messages ou d’exactitude du service.

La poursuite de l’appel après cet avis constitue un consentement implicite. Pour les résidents du Québec, nous fournissons un préavis clair et la possibilité de refuser ou d’utiliser d’autres moyens de communication.

Contrôle de l’avis : Les clients entreprises peuvent désactiver l’annonce d’enregistrement dans leurs paramètres Dialbox. Lorsque l’avis d’enregistrement est désactivé, l’enregistrement et la transcription des appels sont automatiquement désactivés eux aussi. Aucun enregistrement audio ni aucune transcription ne seront créés ou conservés pour ces appels.

Si vous vous opposez à l’enregistrement, veuillez en informer l’entreprise que vous appelez. Celle-ci est tenue d’offrir des solutions de rechange valables, comme le courriel, une ligne téléphonique non enregistrée ou un contact en personne.

4.3 Communications

• Envoyer des notifications transactionnelles concernant votre compte et les Services
• Fournir des mises à jour de service, des alertes de sécurité et des avis techniques
• Envoyer des communications marketing et du matériel promotionnel (avec votre consentement; vous pouvez vous désabonner en tout temps)
• Répondre à vos questions, demandes et commentaires

4.4 Analyses et améliorations

• Analyser les habitudes d’utilisation et le comportement des utilisateurs
• Améliorer nos Services et concevoir de nouvelles fonctions
• Comprendre comment nos Services sont consultés et utilisés
• Optimiser la performance du système et l’expérience utilisateur
• Effectuer des recherches et des essais

4.5 Sécurité et prévention de la fraude

• Détecter, prévenir et résoudre les problèmes de sécurité
• Prévenir la fraude, les abus et les activités non autorisées
• Protéger les droits, les biens et la sécurité de Neon Fox Inc., de nos utilisateurs et d’autres personnes
• Effectuer des audits de sécurité et des évaluations des vulnérabilités

4.6 Respect des lois

• Respecter les lois, les règlements et les procédures judiciaires applicables
• Faire respecter nos Conditions d’utilisation et nos autres accords
• Répondre aux demandes légales des autorités gouvernementales
• Protéger nos droits et intérêts légaux

4.7 Intelligence artificielle et prise de décision automatisée

Neon Fox Inc. utilise l’intelligence artificielle et des systèmes de prise de décision automatisée dans plusieurs services afin d’améliorer les fonctionnalités, d’offrir une meilleure protection et de proposer des expériences personnalisées. Nous nous engageons à adopter des pratiques d’IA transparentes et à respecter les exigences de la Loi 25 du Québec concernant la prise de décision automatisée.

Avis sur la prise de décision automatisée au titre de la Loi 25 : Lorsque nous fournissons des services de traitement vocal ou de messages au moyen de Dialbox, nous utilisons des systèmes automatisés (dont des modèles d’intelligence artificielle) pour transcrire, résumer, classer et analyser les communications. Ces systèmes ne prennent aucune décision juridiquement contraignante au sujet des personnes. Vous avez le droit de demander un examen humain, la correction de déductions inexactes ou des renseignements supplémentaires sur le fonctionnement de ces systèmes.

Systèmes d’IA dans nos Services :

• Dialbox : Réponse et acheminement des appels par l’IA, qui traite les appels entrants en temps réel pour comprendre l’intention de l’appelant, répondre aux questions, réserver des rendez-vous, prendre des messages et acheminer les appels à la bonne personne ou au bon service. Le système d’IA prend des décisions automatiques de traitement des appels selon les modèles appris, les règles d’entreprise configurées par le client, la compréhension du langage naturel et le contexte de la conversation. Les clients entreprises configurent le comportement de l’IA, modifient les paramètres et contrôlent la logique d’acheminement. Les appelants devraient être informés qu’ils parlent à un système d’IA (avis recommandé dans les 10 premières secondes de l’appel). L’IA traite les données vocales, extrait l’intention de l’appelant et produit des réponses, mais toutes les décisions peuvent être examinées et remplacées par le client entreprise. Les appels sont enregistrés et transcrits pour la prestation des services, l’assurance qualité et la conformité.

Prise de décision automatisée et vos droits :

• Droit à l’information : Nous indiquons lorsque vous interagissez avec des systèmes d’IA et expliquons leur fonctionnement dans un langage clair et non technique.
• Droit à un examen humain : Vous pouvez demander un examen humain des décisions automatisées importantes qui touchent votre utilisation de nos Services, sauf lorsque cet examen est impossible ou impose un fardeau disproportionné.

Données d’entraînement de l’IA : Nous utilisons les données personnelles pour améliorer l’exactitude de l’IA et développer de nouvelles capacités uniquement lorsque nous disposons d’un fondement juridique approprié (habituellement des intérêts légitimes avec le consentement de l’utilisateur).

5. Communication de vos renseignements

Nous ne vendons, n’échangeons ni ne louons vos renseignements personnels à des tiers. Nous ne pouvons communiquer vos renseignements que dans les circonstances limitées suivantes :

Restrictions sur la communication des renseignements mobiles : Aucun renseignement mobile ne sera communiqué à des tiers ou à des sociétés affiliées à des fins marketing ou promotionnelles. Toutes les catégories ci-dessus excluent les données d’adhésion et le consentement de l’expéditeur de messages texte; ces renseignements ne seront communiqués à aucun tiers.

5.0 Pratiques relatives aux données SMS et aux messages texte

Dialbox permet aux entreprises de recevoir des SMS et des messages texte et de répondre aux contacts au sujet de leurs demandes. Cette section décrit notre traitement des données liées aux messages texte.

Données SMS que nous recueillons :

• Numéros de téléphone des expéditeurs et des destinataires
• Contenu des messages (texte des messages envoyés et reçus)
• Statut d’adhésion et de désabonnement pour chaque numéro
• Horodatage de livraison et statut des messages
• Registres de consentement (comment et quand le consentement a été obtenu)

Utilisation des données SMS :

• Livraison de messages transactionnels (réponses par SMS aux contacts)
• Facilitation des échanges de messages entre les entreprises et leurs clients
• Traitement et respect des demandes d’adhésion et de désabonnement
• Maintien de la conformité aux exigences des opérateurs et aux règlements applicables
• Production d’analyses agrégées de messagerie pour les entreprises abonnées

Politique de communication des données SMS : Aucun renseignement mobile ne sera communiqué à des tiers ou à des sociétés affiliées à des fins marketing ou promotionnelles.

Les données d’adhésion et le consentement de l’expéditeur de messages texte ne seront communiqués à aucun tiers.

Obtention et gestion du consentement :

• Les consommateurs prennent contact en appelant une entreprise qui utilise Dialbox ou en demandant directement une communication par texto
• Les sites Web d’entreprises utilisant Dialbox affichent un avis de consentement avant de recueillir les numéros de téléphone
• Le désabonnement est possible en tout temps en répondant STOP à n’importe quel message
• Les demandes de désabonnement sont traitées immédiatement au niveau de la plateforme
• Les registres de consentement sont tenus pour chaque numéro de téléphone

Pour toute question sur les pratiques relatives aux données SMS, écrivez-nous à support@dialbox.ca.

5.1 Fournisseurs de services et partenaires commerciaux

Nous communiquons des renseignements à des fournisseurs de services tiers de confiance qui nous aident à exploiter nos Services :

Fournisseurs de services communs :

• Stripe : Traitement des paiements et gestion de la facturation
• Google Analytics : Suivi de la performance du site Web et analyses
• Fournisseurs de services de courriel : Livraison de courriels transactionnels et marketing

Infrastructure :

• Fournisseurs d’hébergement infonuagique et de stockage
• Réseaux de diffusion de contenu (CDN)
• Outils de soutien à la clientèle
• Services d’analyse et de surveillance
• Services de sécurité et de prévention de la fraude

Ces fournisseurs de services sont contractuellement tenus de protéger vos données et de les utiliser uniquement pour nous fournir leurs services particuliers.

5.2 Applications tierces et intégrations

Lorsque vous liez expressément des applications ou des services tiers à votre compte, nous pouvons communiquer les données nécessaires au fonctionnement de ces intégrations. Vous devriez examiner séparément les politiques de confidentialité de ces services tiers, car nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques.

5.3 Exigences légales et protection des droits

Nous pouvons communiquer vos renseignements lorsque nous estimons de bonne foi que cette communication est nécessaire pour :

• Respecter les lois, règlements, procédures judiciaires ou demandes gouvernementales applicables
• Faire respecter nos Conditions d’utilisation et nos autres accords
• Détecter, prévenir ou résoudre la fraude, les problèmes de sécurité ou les problèmes techniques
• Protéger les droits, les biens ou la sécurité de Neon Fox Inc., de nos utilisateurs ou du public
• Répondre aux situations d’urgence comportant des menaces potentielles à la sécurité physique

5.4 Transferts d’entreprise

En cas de fusion, d’acquisition, de réorganisation, de faillite ou de vente d’actifs, vos renseignements peuvent être transférés dans le cadre de cette opération. L’entité acquéreuse sera liée par les mêmes engagements de confidentialité, et nous vous aviserons avant que vos renseignements soient transférés et deviennent assujettis à une autre politique de confidentialité.

5.5 Avec votre consentement

Nous pouvons communiquer vos renseignements à d’autres fins avec votre consentement explicite ou selon vos instructions.

5.6 Renseignements agrégés et anonymisés

Nous pouvons communiquer des renseignements agrégés, anonymisés ou dépersonnalisés qui ne peuvent raisonnablement servir à vous identifier à des fins de recherche, de marketing, d’analyse ou à d’autres fins commerciales.

5.7 Transparence et approbation des sous-traitants ultérieurs

Pour les clients interentreprises et les utilisateurs dont les données personnelles sont traitées pour le compte d’un responsable du traitement tiers, nous assurons la transparence concernant les sous-traitants ultérieurs qui nous aident à fournir nos Services. Ce sont des fournisseurs de services tiers que nous engageons pour traiter des données personnelles pour notre compte en vertu d’accords appropriés de traitement des données.

Gestion des sous-traitants ultérieurs :

• Liste des sous-traitants ultérieurs : Nous tenons à jour une liste des sous-traitants ultérieurs pouvant accéder aux données personnelles. Les clients entreprises peuvent demander notre liste actuelle en écrivant à privacy@neonfox.io
• Préavis et approbation : Nous donnons un préavis d’au moins 30 jours avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Les clients entreprises peuvent s’opposer à l’engagement de nouveaux sous-traitants ultérieurs pour des motifs raisonnables. En cas d’opposition, nous renoncerons à engager le sous-traitant ou vous fournirons un mécanisme permettant de résilier nos Services sans pénalité
• Garanties contractuelles : Tous les sous-traitants ultérieurs sont liés par des accords écrits de traitement des données intégrant des obligations équivalentes à celles de nos contrats clients, notamment en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des données
• Surveillance : Nous auditons régulièrement les sous-traitants ultérieurs pour assurer le respect continu de nos normes de protection des données et des obligations contractuelles
• Accords de traitement des données : Pour les clients interentreprises, nous maintenons des accords de traitement des données conformes aux lois applicables en matière de vie privée, qui précisent les conditions régissant les relations avec les sous-traitants ultérieurs

5.8 Relations de traitement des données (services interentreprises)

Pour nos services interentreprises (Dialbox), nous agissons comme sous-traitant des données pour le compte de nos clients entreprises, qui sont les responsables du traitement. Cette relation est essentielle pour comprendre les responsabilités en matière de vie privée au titre de la LPRPDE et des autres lois applicables. Pour les définitions juridiques complètes des rôles de traitement (responsable du traitement, sous-traitant, sous-traitant ultérieur, données personnelles, utilisateur final), consultez la section 5.0 de nos Conditions d’utilisation.

Responsable du traitement (vous, le client entreprise) :

En tant que responsable du traitement, vous avez les responsabilités suivantes :

• Déterminer les finalités et les moyens du traitement des données personnelles recueillies au moyen de nos Services
• Obtenir tous les consentements nécessaires des personnes (appelants, participants à des événements, clients, utilisateurs finaux) avant de recueillir leurs renseignements personnels
• Assurer le respect des lois applicables en matière de vie privée (LPRPDE, lois provinciales sur le consentement à l’enregistrement, lois des États américains) pour les données personnelles que vous recueillez et traitez
• Fournir à vos appelants, clients et utilisateurs finaux des avis de confidentialité clairs expliquant comment leurs données seront recueillies, utilisées et communiquées
• Traiter les demandes d’exercice de droits de vos appelants ou clients (accès, rectification, suppression, opposition au traitement)
• Nous fournir des instructions documentées et légales sur le traitement des données personnelles (durées de conservation, demandes de suppression, exportations, limites précises du traitement)
• Veiller à ce que les données que vous nous fournissez soient recueillies légalement et à ce que vous ayez l’autorisation de nous les communiquer pour traitement
• Aviser les personnes touchées des atteintes à la protection des données lorsque la loi applicable l’exige

Sous-traitant des données (Neon Fox Inc.) :

En tant que sous-traitant, nous avons les obligations suivantes :

• Traiter les données personnelles uniquement selon vos instructions documentées et légales, conformément à nos contrats clients
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles (chiffrement, contrôles d’accès, surveillance, réponse aux incidents)
• Vous aider à répondre aux demandes d’exercice de droits lorsque cela est techniquement possible (fournir les enregistrements d’appels, supprimer les données sur instruction, exporter les données)
• Vous aviser sans délai indu dès que nous prenons connaissance d’une atteinte à la protection de vos données
• Supprimer ou vous retourner toutes les données personnelles à la fin de nos Services, sous réserve des exigences légales de conservation (p. ex., conservation de 3 ans des registres de télécommunications pour Dialbox)
• Préserver la confidentialité des données personnelles et limiter l’accès au personnel autorisé selon le besoin de connaître
• N’engager des sous-traitants ultérieurs qu’à votre connaissance et sous réserve d’obligations équivalentes de protection des données (voir la section 5.7)
• Coopérer avec les autorités de contrôle et vous aider à réaliser les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis

Sous-traitants ultérieurs :

Nous engageons des sous-traitants ultérieurs (fournisseurs d’infrastructure infonuagique, services de traitement par l’IA, opérateurs de télécommunications, prestataires de paiement) pour nous aider à fournir nos Services. Tous sont liés par des accords écrits de traitement des données comportant des obligations de protection équivalentes à celles de nos contrats clients. Les clients entreprises peuvent demander notre liste actuelle et recevoir un préavis de 30 jours de tout changement (voir la section 5.7).

Distinction entre les droits des appelants ou utilisateurs finaux et ceux des abonnés (clients entreprises) :

Il est important de distinguer les droits à la vie privée des appelants ou utilisateurs finaux (personnes dont les données sont traitées) de ceux des abonnés (nos clients entreprises) :

Appelants ou utilisateurs finaux (personnes qui appellent les clients de Dialbox) :

• Ont des droits à la vie privée au titre de la LPRPDE et des autres lois applicables, notamment l’accès à leurs données, la rectification des données inexactes, la suppression (sous réserve des exigences légales de conservation), l’opposition au traitement et la portabilité des données
• Devraient communiquer avec l’entreprise avec laquelle ils ont interagi (le responsable du traitement) pour exercer leurs droits
• Peuvent nous écrire à hello@neonfox.io si l’entreprise ne répond pas; nous aiderons à coordonner la réponse
• Ont le droit d’être informés que leur appel est enregistré (les clients Dialbox doivent donner un avis d’enregistrement selon le droit canadien) et qu’ils parlent à un système d’IA (cet avis constitue une pratique exemplaire recommandée)
• Peuvent s’opposer à l’enregistrement avant ou pendant l’appel, et l’entreprise doit offrir des solutions de rechange valables (voir la section 7.7 pour les droits des appelants Dialbox)

Abonnés (nos clients entreprises utilisant Dialbox) :

• Ont des droits à la vie privée concernant leurs propres renseignements de compte d’entreprise, coordonnées, renseignements de paiement et données d’utilisation
• Peuvent exercer leurs droits directement auprès de nous dans leur tableau de bord ou en communiquant avec le soutien
• Contrôlent le traitement des données des utilisateurs finaux ou appelants et sont responsables du respect de leurs demandes d’exercice de droits
• Doivent mettre en place des processus pour traiter ces demandes conformément aux lois applicables en matière de vie privée

Important : Si vous êtes un client entreprise utilisant nos services interentreprises, vous êtes le responsable du traitement de tout renseignement personnel recueilli auprès de vos appelants, clients ou utilisateurs finaux. Vous devez vous assurer d’avoir des fondements juridiques, des consentements et des avis de confidentialité appropriés avant de recueillir des renseignements personnels au moyen de nos Services. Nous vous aiderons à remplir vos obligations en tant que sous-traitant, mais la responsabilité ultime du respect des lois sur la vie privée vous incombe en tant que responsable du traitement.

6. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur pour protéger vos renseignements contre tout accès, modification, communication ou destruction non autorisés.

6.1 Mesures de sécurité

Mesures techniques :

• Chiffrement en transit au moyen de TLS/SSL
• Chiffrement au repos au moyen d’AES-256 ou d’un équivalent
• Mécanismes d’authentification sécurisés
• Options d’authentification multifacteur
• Empreinte d’appareil pour la vérification de sécurité
• Pare-feu et systèmes de détection d’intrusion
• Surveillance de sécurité et réponse aux incidents 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

Mesures organisationnelles :

• Contrôles d’accès stricts selon le besoin de connaître
• Vérification des antécédents des employés et formation sur la vie privée
• Audits de sécurité et évaluations des vulnérabilités réguliers
• Procédures de réponse aux incidents
• Protocoles de notification des atteintes à la protection des données

Sécurité de l’infrastructure :

• Infrastructure infonuagique conforme à SOC 2 (lorsque applicable)
• Sauvegardes automatisées avec restauration à un moment précis
• Systèmes redondants et plans de reprise après sinistre
• Serveurs au Canada pour les données de l’application Dialbox
• Centres de données sécurisés aux États-Unis avec des garanties appropriées

6.2 Notes importantes sur la sécurité

Sécurité des enregistrements Dialbox :

Pour les détails sur l’enregistrement des appels Dialbox, les contrôles d’avis et les exigences de consentement, consultez la section 4.2 (Enregistrement et transcription des appels Dialbox).

• Stockage : Les enregistrements et les transcriptions sont conservés de façon sécurisée au moyen du chiffrement AES-256 au repos et TLS 1.2+ en transit
• Durée de conservation : Les enregistrements sont conservés 3 ans + 14 jours à compter de la date de l’appel pour respecter les exigences canadiennes de tenue de registres de télécommunications (CRTC)
• Contrôle d’accès : Seul le personnel autorisé a accès aux enregistrements selon le besoin de connaître; les clients entreprises peuvent consulter leurs propres enregistrements dans le tableau de bord sécurisé
• Protection des sauvegardes : Les enregistrements sont sauvegardés sous forme chiffrée jusqu’à 90 jours après la suppression du compte pour prévenir la perte de données

Limites : Malgré les moyens commercialement acceptables que nous utilisons pour protéger vos renseignements, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

6.3 Protection de la vie privée dès la conception et par défaut

Neon Fox Inc. s’engage à intégrer les principes de protection de la vie privée dès la conception et par défaut à toutes ses activités. Nous reconnaissons que cette protection est plus efficace lorsqu’elle fait partie de l’architecture fondamentale de nos systèmes, produits et processus plutôt que d’être ajoutée après coup.

Nos engagements en matière de protection dès la conception :

• Approche proactive : Nous repérons et traitons les risques pour la vie privée dès la conception initiale des nouveaux produits, fonctions et systèmes, plutôt que d’attendre l’apparition de problèmes.
• Confidentialité par défaut : Nos systèmes sont configurés pour protéger la vie privée par défaut, avec de solides garanties de protection des données appliquées automatiquement sans action supplémentaire des utilisateurs.
• Minimisation des données : Nous recueillons uniquement les données personnelles nécessaires à des fins précises, explicites et légitimes. Nous auditons régulièrement les points de collecte pour éliminer les éléments inutiles.
• Limitation des finalités : Les données personnelles sont traitées uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies. Toute utilisation secondaire exige un nouveau fondement juridique et un consentement approprié.
• Chiffrement et pseudonymisation : Nous chiffrons les données personnelles en transit et au repos et utilisons des techniques de pseudonymisation lorsque possible pour dissocier les données des identités individuelles.
• Contrôles d’accès : Nous utilisons des contrôles d’accès fondés sur les rôles pour que seul le personnel ayant des besoins professionnels légitimes accède aux données personnelles, avec une authentification multifacteur pour les systèmes sensibles.
• Transparence et autonomie des utilisateurs : Nous fournissons des renseignements clairs et compréhensibles sur nos pratiques et des fonctions permettant aux utilisateurs de gérer efficacement leurs renseignements personnels.
• Responsabilisation : Nous documentons clairement les garanties de confidentialité et effectuons des évaluations régulières pour assurer l’application efficace des principes de protection dès la conception.

Amélioration continue : Nous révisons et mettons à jour régulièrement nos garanties pour maintenir leur efficacité face aux nouvelles menaces et respecter l’évolution des exigences réglementaires. La vie privée influe sur les décisions de développement à chaque étape, de la conception initiale au déploiement et au retrait.

6.4 Notification des atteintes à la protection des données et intervention

En cas d’incident de sécurité confirmé compromettant la confidentialité ou l’intégrité des renseignements personnels, Neon Fox Inc. s’engage à notifier rapidement l’incident et à y remédier conformément aux lois et règlements applicables.

Gestion des incidents de confidentialité. Nous maintenons un processus interne pour repérer, évaluer, documenter et traiter ces incidents. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes touchées et les autorités compétentes, dont la Commission d’accès à l’information du Québec (Loi 25) et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (LPRPDE), comme l’exige la loi.

Procédures de réponse aux incidents :

• Réponse immédiate : Dès la découverte d’un incident de sécurité présumé, nous activons immédiatement notre équipe d’intervention pour contenir l’atteinte, prévenir tout nouvel accès non autorisé et évaluer la portée et la nature de la compromission.
• Enquête : Nous menons une enquête approfondie pour déterminer les données personnelles et les personnes touchées ainsi que les mesures nécessaires pour rétablir la sécurité du système.
• Notification réglementaire : Nous respectons toutes les exigences légales applicables concernant la notification des autorités de contrôle.
• Notification des personnes : Nous avisons les personnes touchées des incidents de sécurité confirmés lorsque leurs données personnelles peuvent avoir été compromises, sauf si le chiffrement ou d’autres garanties rendent les renseignements inintelligibles aux personnes non autorisées. L’avis décrit l’incident, les mesures à prendre pour se protéger et nos coordonnées pour toute question.
• Correctifs : Nous corrigeons la vulnérabilité ayant permis l’atteinte et prenons des mesures pour prévenir des incidents similaires.
• Communication publique : Pour les incidents importants touchant un grand nombre de personnes, nous communiquons publiquement et de façon transparente les faits, notre intervention et les mesures à prendre par les personnes touchées.

Délais de notification :

• CCPA (résidents de Californie) : Notification sans retard déraisonnable et généralement dans les délais prévus par le droit californien.
• LPRPDE (résidents du Canada) : Notification dès que possible en cas de risque réel de préjudice grave; notification au Commissariat si l’atteinte touche un nombre important de Canadiens.

Vous pouvez vous inscrire aux alertes de sécurité et aux avis d’incident à security@neonfox.io.

7. Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, sauf si une durée plus longue est exigée ou permise par la loi.

Limitation des finalités et justification de la conservation. Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire aux fins de leur collecte. Chaque durée de conservation est documentée et justifiée. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, les renseignements sont supprimés de façon sécurisée ou anonymisés conformément à la LPRPDE et à la Loi 25.

Conservation contrôlée par le client : Les clients entreprises Dialbox peuvent demander des durées plus courtes pour les enregistrements, transcriptions ou journaux d’appels (sous réserve de l’exigence réglementaire obligatoire de 3 ans du CRTC). Écrivez à privacy@neonfox.io pour discuter de calendriers de conservation personnalisés.

7.1 Durées générales de conservation

• Renseignements de compte : Conservés jusqu’à la suppression de votre compte
• Données transactionnelles : Conservées aussi longtemps que nécessaire pour fournir les Services et remplir les obligations légales
• Registres de facturation : Conservés 7 ans pour respecter les exigences légales et fiscales
• Communications de soutien : Conservées pendant des durées raisonnables pour assurer le soutien continu

7.2 Conservation propre aux services

Dialbox :

• Enregistrements et transcriptions d’appels : Conservés 3 ans + 14 jours à compter de l’appel (exigence du droit canadien des télécommunications, CRTC, à des fins de conformité réglementaire et d’audit)
• Données de prestation du service : Conservées pendant l’abonnement actif + 30 jours après la fermeture du compte pour permettre sa récupération et la facturation finale
• Sauvegardes : Jusqu’à 90 jours dans des sauvegardes chiffrées après la suppression du compte pour prévenir la perte de données
• Suppression demandée par le client : Possible sur demande dans le tableau de bord ou à hello@dialbox.ca, sous réserve des exigences légales obligatoires de conservation (les enregistrements doivent être conservés 3 ans + 14 jours malgré toute demande de suppression)
• Conservation réglementaire : Conservation indéfinie si les enregistrements font l’objet d’une enquête du CRTC, d’une procédure judiciaire, d’une ordonnance ou d’un audit réglementaire
• Après la durée obligatoire : Les enregistrements et transcriptions sont supprimés définitivement ou anonymisés après 3 ans + 14 jours, sauf obligation de conservation juridique en cours
• Renseignements de compte : Coordonnées de l’entreprise, registres de paiement et historique des transactions conservés 7 ans à des fins de conformité fiscale et financière

7.3 Suppression

Lorsque vous supprimez votre compte ou demandez la suppression de vos données :

• Nous supprimons ou anonymisons vos renseignements personnels dans les 90 jours
• Certains renseignements peuvent être conservés dans les systèmes de sauvegarde pendant une durée limitée
• Nous pouvons conserver des renseignements selon les exigences légales ou à des fins commerciales légitimes (p. ex., prévention de la fraude, règlement des différends, exécution des accords)

8. Vos droits à la vie privée

Vous avez certains droits concernant vos renseignements personnels, qui peuvent varier selon votre lieu de résidence.

8.1 Droits généraux (tous les utilisateurs)

• Accès : Demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Correction ou rectification : Demander la correction des renseignements inexacts ou incomplets
• Suppression : Demander la suppression de vos renseignements personnels (droit à l’oubli)
• Portabilité des données : Recevoir vos données dans un format lisible par machine ou demander leur transfert à un autre fournisseur
• Restriction : Demander de restreindre ou de limiter le traitement de vos renseignements personnels
• Opposition : Vous opposer au traitement de vos renseignements personnels à certaines fins
• Désabonnement : Vous désabonner des communications marketing en tout temps dans le tableau de bord, au moyen des liens de désabonnement des courriels ou en communiquant avec nous

8.2 Droits à la vie privée dans les États américains

Californie (CCPA/CPRA) :

Si vous résidez en Californie, vous avez des droits au titre de la California Consumer Privacy Act et de la California Privacy Rights Act :

• Droit à l’information : Demander quels renseignements personnels nous recueillons, utilisons, communiquons et partageons
• Droit à la suppression : Demander la suppression des renseignements personnels recueillis
• Droit à la rectification : Demander la correction des renseignements personnels inexacts
• Droit de refus : Refuser la vente ou le partage de renseignements personnels à des fins de publicité comportementale intercontextuelle. Note : nous ne vendons pas vos renseignements personnels
• Droit de limiter les renseignements sensibles : Limiter notre utilisation et notre communication des renseignements personnels sensibles (numéro de sécurité sociale, géolocalisation précise, origine raciale ou ethnique, croyances religieuses, données génétiques, identifiants biométriques d’identification, renseignements de santé, orientation sexuelle, citoyenneté ou statut d’immigration, statut de secret commercial, appartenance syndicale)
• Droit à la non-discrimination : Nous ne ferons aucune discrimination contre vous parce que vous exercez vos droits CCPA/CPRA
• Droit d’appel : Contester notre décision concernant votre demande d’exercice de droits

Loi californienne Shine the Light : Les résidents de Californie peuvent demander des renseignements sur les communications de renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing direct.

Colorado Privacy Act (CPA) :

Si vous résidez au Colorado, vous avez des droits au titre de la Colorado Privacy Act, notamment :

• Droit à l’information : Demander confirmation du traitement de vos renseignements personnels
• Droit d’accès : Demander une copie de vos renseignements personnels dans un format portable et facilement utilisable
• Droit à la suppression : Demander la suppression de vos renseignements personnels
• Droit à la rectification : Demander la correction des renseignements personnels inexacts
• Droit de refus : Refuser la publicité ciblée, la vente de renseignements personnels et le profilage aux fins de décisions produisant des effets juridiques ou des effets importants similaires
• Droits relatifs aux données biométriques : Depuis le 1er juillet 2025, le droit du Colorado exige un consentement explicite, positif et éclairé avant la collecte ou le traitement de vos identifiants biométriques. Nous devons communiquer nos pratiques de collecte, nos finalités et les utilisations prévues. Les données biométriques comprennent les renseignements produits par le traitement technologique d’échantillons biométriques
• Droit à la non-discrimination : Nous ne ferons aucune discrimination contre vous parce que vous exercez vos droits CPA

Lois des autres États :

En 2025, seize États américains ont des lois complètes sur la vie privée. Si vous résidez en Virginie (VCDPA), au Connecticut (CTDPA), en Utah (UCPA), au Texas (TDPSA), en Oregon (OCPA), au Delaware, en Iowa, au New Hampshire, au New Jersey, au Tennessee, au Minnesota, au Maryland, au Kentucky, au Nebraska, au Montana, au Rhode Island ou dans un autre État doté d’une telle loi, vous pouvez avoir des droits semblables à ceux décrits ci-dessus pour la Californie et le Colorado, notamment des droits à l’information, à la suppression, à la rectification et au refus. Communiquez avec nous pour toute question sur vos droits au titre de la loi applicable dans votre État.

8.3 Droits canadiens à la vie privée (LPRPDE et Loi 25)

Tous les Services de Neon Fox Inc. respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada. Les résidents du Québec ont des droits supplémentaires au titre de la Loi 25 (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé).

Droits au titre de la LPRPDE et de la Loi 25 :

• Accès aux renseignements personnels : Demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Correction des inexactitudes : Demander la correction des renseignements personnels inexacts ou incomplets
• Suppression : Demander la suppression des renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus nécessaires aux fins de leur collecte
• Portabilité des données (Loi 25) : Recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré et couramment utilisé et demander leur transfert à une autre organisation
• Retrait du consentement : Retirer en tout temps votre consentement au traitement, sous réserve des obligations légales ou contractuelles
• Restriction du traitement : Demander de limiter certaines activités de traitement
• Droit d’être informé du traitement automatisé : Savoir quand des systèmes de prise de décision automatisée sont utilisés et comprendre leur fonctionnement
• Droit à un examen humain : Contester les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé ou en obtenir un examen humain

Délai de réponse : Nous répondons aux demandes dans les 30 jours, conformément à la LPRPDE et à la Loi 25. Les demandes complexes peuvent nécessiter une prolongation; nous vous aviserons si un délai supplémentaire est nécessaire.

8.4 Autres territoires

Nous respectons les droits à la vie privée prévus par les lois applicables dans les autres territoires. Communiquez avec nous pour exercer vos droits ou poser des questions sur les lois de protection des données de votre région.

8.5 Exercice de vos droits

Pour exercer l’un de ces droits, communiquez avec nous à :

• Courriel : hello@neonfox.io

Vous pouvez aussi gérer de nombreux paramètres directement dans votre tableau de bord.

Nous répondrons à votre demande dans les 30 jours (ou selon la loi applicable). Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

8.6 Droits des appelants (Dialbox)

Si vous êtes un appelant ayant communiqué avec une entreprise utilisant Dialbox (plutôt qu’un abonné ou client entreprise de Dialbox), vous avez des droits précis concernant l’enregistrement de votre appel et vos données personnelles au titre de la LPRPDE et des lois provinciales applicables.

Accès aux enregistrements d’appels :

Vous avez le droit de demander l’accès à tout enregistrement de votre appel téléphonique avec un client Dialbox :

• Contact principal : Communiquez directement avec l’entreprise appelée pour demander l’enregistrement. L’entreprise est le responsable du traitement et gère les données des appelants.
• Délai de réponse : L’entreprise devrait répondre dans les 30 jours (ou selon la loi sur la vie privée applicable dans votre territoire).
• En l’absence de réponse : Si l’entreprise ne répond pas dans un délai raisonnable, vous pouvez nous écrire à hello@neonfox.io; nous aiderons à coordonner la réponse.
• Vérification : Vous pourriez devoir fournir des renseignements pour vérifier votre identité (p. ex., numéro utilisé pour l’appel, date et heure approximatives, détails discutés pendant l’appel).
• Format : Les enregistrements peuvent être fournis en format audio (MP3/WAV) ou en transcription (PDF/texte), selon votre préférence.

Opposition à l’enregistrement :

Vous avez le droit de vous opposer à l’enregistrement au titre de la LPRPDE avant ou pendant l’appel :

• Avant l’appel : Si vous êtes informé au début de l’appel qu’il sera enregistré et que vous ne le souhaitez pas, vous pouvez demander de parler sur une ligne non enregistrée ou demander d’autres moyens de communication.
• Pendant l’appel : Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement en tout temps. L’entreprise doit alors offrir des solutions de rechange valables, comme le courriel, une visite en personne ou une ligne non enregistrée.
• Consentement implicite : Selon la LPRPDE, poursuivre l’appel après avoir été informé de l’enregistrement constitue un consentement implicite. Vous conservez toutefois le droit de retirer ce consentement et de demander d’autres moyens de communication.
• Obligation de l’entreprise : L’entreprise utilisant Dialbox doit respecter votre opposition et offrir des solutions raisonnables. En cas de refus, vous pouvez déposer une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Droits de rectification et de suppression :

• Rectification : Vous pouvez demander la correction des renseignements inexacts dans les transcriptions ou les registres d’appels. Communiquez avec l’entreprise pour demander ces corrections.
• Demande de suppression : Vous pouvez demander la suppression de votre enregistrement. Le droit canadien des télécommunications exige toutefois de conserver les registres d’appels pendant 3 ans + 14 jours à des fins de conformité réglementaire (exigence du CRTC).
• Durée obligatoire de conservation : Les enregistrements ne peuvent être supprimés avant l’expiration de la durée obligatoire de 3 ans + 14 jours, même sur demande.
• Après la durée de conservation : Après 3 ans + 14 jours à compter de l’appel, vous pouvez demander la suppression définitive de l’enregistrement; nous respecterons cette demande sauf obligation de conservation juridique.
• Anonymisation : Si la suppression n’est pas possible pendant la durée de conservation, vous pouvez demander l’anonymisation (retrait des renseignements identifiants) lorsque cela est techniquement possible.

Autres droits à la vie privée :

• Portabilité des données : Vous pouvez demander une copie de votre enregistrement et de sa transcription dans un format portable et lisible par machine (p. ex., MP3 + transcription JSON).
• Restriction du traitement : Vous pouvez demander de restreindre le traitement à certaines fins (p. ex., interdire l’utilisation marketing tout en permettant la conservation pour conformité réglementaire).
• Retrait du consentement : Si vous avez consenti à l’enregistrement, mais souhaitez retirer votre consentement pour les prochains appels, demandez à l’entreprise de vous inscrire à sa liste « ne pas enregistrer » pour les interactions futures.
• Droit de plainte : Si l’entreprise ou Neon Fox Inc. porte atteinte à vos droits, vous pouvez déposer une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (questions fédérales) ou au commissaire provincial compétent.

Comment exercer vos droits d’appelant :

Pour exercer l’un de ces droits :

1. Communiquez d’abord avec l’entreprise : Joignez l’entreprise appelée (le responsable du traitement de vos données). Ses coordonnées devraient vous avoir été fournies pendant ou après l’appel.
2. Fournissez des détails : Incluez les renseignements suivants dans votre demande :
   • Nom de l’entreprise appelée
   • Date et heure approximatives de l’appel
   • Votre numéro de téléphone (celui utilisé pour appeler)
   • Brève description de l’appel ou du sujet discuté
   • Demande précise (accès, rectification, suppression, opposition, etc.)
3. Si l’entreprise ne répond pas : Si elle ne répond pas dans les 30 jours ou refuse sans motif raisonnable, écrivez-nous à :
   • Courriel : hello@neonfox.io
   • Objet : « Demande relative aux droits d’un appelant Dialbox »
   • Incluez tous les renseignements énumérés ci-dessus
4. Recours : Si ni l’entreprise ni Neon Fox Inc. ne résout votre préoccupation, vous pouvez déposer une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à https://www.priv.gc.ca ou au 1-800-282-1376.

Note importante : Dialbox sert aux entreprises à gérer leurs communications téléphoniques. Neon Fox Inc. agit comme sous-traitant pour leur compte. L’entreprise appelée est le responsable du traitement et assume la responsabilité principale des demandes d’exercice de droits. Nous aiderons les entreprises à remplir leurs obligations et coordonnerons avec vous si l’entreprise ne répond pas.

9. Transferts internationaux de données

Vos renseignements peuvent être transférés, stockés et traités dans d’autres pays que le vôtre, notamment aux États-Unis et au Canada, où les lois de protection des données peuvent différer. En tant que société canadienne constituée sous le régime fédéral, nous respectons les exigences de la LPRPDE relatives aux transferts transfrontaliers, y compris l’obligation d’assurer une protection « comparable » des renseignements transférés hors du Canada au moyen de garanties contractuelles et d’autres mesures appropriées.

9.1 Lieux de stockage et résidence canadienne des données

• Dialbox : Les données de l’application sont stockées et traitées hors du Canada. Dialbox n’offre pas une résidence des données exclusivement canadienne. Le site Web marketing peut aussi être hébergé hors du Canada.
• Neon Fox Corporate : Les données peuvent être stockées dans plusieurs territoires, notamment au Canada et aux États-Unis

9.2 Garanties des transferts internationaux et conformité à la LPRPDE

Lors des transferts internationaux, nous assurons une protection adéquate au moyen de plusieurs garanties complémentaires :

Exigence d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) : Nous utilisons des fournisseurs tiers situés hors du Canada (y compris aux États-Unis). Les renseignements transférés à l’étranger peuvent être assujettis aux lois étrangères et accessibles aux autorités étrangères. Pour tous les transferts hors du Québec, nous effectuons une EFVP comme l’exige la Loi 25 et appliquons des garanties contractuelles et techniques, comme le chiffrement, les accès limités et les accords de traitement des données.

• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) : Exigées par la Loi 25 pour les transferts hors du Québec; nous évaluons les risques, le cadre juridique des pays destinataires et mettons en place les garanties appropriées avant tout transfert
• Évaluations des incidences des transferts : Pour les transferts internationaux, nous évaluons le cadre juridique du pays destinataire et mettons en œuvre des mesures supplémentaires au besoin pour assurer une protection comparable
• Protection comparable selon la LPRPDE : Pour les données personnelles canadiennes transférées hors du Canada, nous assurons une protection comparable par des garanties contractuelles, des accords exigeant des protections équivalentes et des mesures techniques supplémentaires. Nous avisons les personnes lorsque leurs renseignements peuvent être transférés à l’étranger et accessibles aux autorités étrangères
• Chiffrement et pseudonymisation : Nous utilisons le chiffrement en transit et au repos et la pseudonymisation pour limiter les risques d’identification pendant le transfert
• Minimisation des données : Nous transférons uniquement les données personnelles nécessaires aux fins précisées

Obligations des sociétés fédérales au titre de la LPRPDE :

En tant que société canadienne constituée sous le régime fédéral, Neon Fox Inc. est assujettie à la LPRPDE pour tous les flux de données traversant les frontières provinciales ou nationales dans le cadre d’activités commerciales. Nous respectons l’exigence d’une protection « comparable » des renseignements transférés hors du Canada au moyen d’obligations contractuelles imposant au destinataire une protection sensiblement semblable aux exigences de la LPRPDE. Nous documentons tous les mécanismes de transfert international et sommes prêts à fournir au Commissariat des renseignements sur nos garanties.

En utilisant nos Services, vous consentez au transfert de vos renseignements vers des pays hors de votre territoire selon la présente politique, sous réserve des garanties ci-dessus et des exigences légales applicables dans votre territoire.

10. Vie privée des enfants

Nos Services ne s’adressent pas aux enfants de moins de l’âge indiqué ci-dessous et nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements personnels :

• Politique générale : Nos Services ne s’adressent pas aux personnes de moins de 18 ans
• Normes plus strictes : Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements d’enfants de moins de 13 ans (ou de 16 ans dans certains territoires)

Si nous apprenons avoir recueilli des renseignements personnels d’un enfant n’ayant pas l’âge requis sans consentement approprié, nous les supprimerons rapidement. Si vous croyez que nous avons recueilli des renseignements sur un enfant, écrivez immédiatement à privacy@neonfox.io.

Important : Si vous utilisez nos Services pour protéger un membre mineur de votre famille, vous déclarez avoir l’autorité de fournir ses renseignements et de gérer son compte.

11. Liens et services tiers

Nos Services peuvent contenir des liens vers des sites Web, applications ou services tiers qui n’appartiennent pas à Neon Fox Inc. et ne sont pas sous son contrôle. La présente politique ne s’applique pas aux services tiers.

Nos responsabilités :

• Nous n’avons aucun contrôle sur le contenu, les politiques de confidentialité ou les pratiques des tiers
• Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ou de sécurité des services tiers
• Nous n’approuvons pas les services tiers et n’en assumons pas la responsabilité

Vos responsabilités :

• Nous vous recommandons fortement de lire les politiques de confidentialité et les conditions des services tiers consultés
• Faites preuve de prudence lorsque vous fournissez des renseignements à des tiers
• Comprenez que les données partagées avec des intégrations tierces sont régies par leurs politiques de confidentialité

Fournisseurs de services tiers : Lorsque nous communiquons des données à des fournisseurs (voir la section 4.1), ceux-ci sont contractuellement tenus de les protéger. Les intégrations et les applications que VOUS choisissez de connecter sont distinctes et régies par leurs propres politiques.

12. Signaux « Do Not Track »

Certains navigateurs ont une fonction « Do Not Track » (DNT). Il n’existe actuellement aucune norme uniforme d’interprétation de ces signaux. Nos Services n’y répondent pas. Nous continuerons de suivre l’évolution de la technologie DNT et des normes du secteur. Nous respectons toutefois les signaux Global Privacy Control (GPC), comme l’exige la California Consumer Privacy Act (CCPA/CPRA). Un signal GPC valide est traité comme une demande de refus de la vente ou du partage de renseignements personnels pour la session de navigation.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour refléter des changements dans nos pratiques, nos Services, les exigences légales ou pour d’autres raisons opérationnelles, juridiques ou réglementaires.

13.1 Comment nous vous avisons des modifications

Lorsque nous apportons des modifications, nous :

• Mettons à jour la date « Dernière mise à jour » en haut de la politique
• Publions la politique mise à jour sur nos sites Web et dans nos applications
• Vous avisons par courriel des modifications importantes (à l’adresse associée à votre compte)
• Fournissons des notifications dans l’application pour les modifications importantes
• Donnons un préavis raisonnable avant l’entrée en vigueur des modifications importantes

13.2 Modifications importantes

Pour les modifications qui touchent sensiblement vos droits ou le traitement de vos renseignements, nous donnerons un avis bien visible et pourrons demander votre consentement lorsque la loi l’exige.

Modifications importantes concernant les renseignements sensibles. Les modifications importantes de la collecte ou de l’utilisation des renseignements personnels sensibles (dont les enregistrements, transcriptions et données vocales) seront communiquées directement aux utilisateurs touchés avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l’utilisation après cet avis constitue une acceptation.

13.3 Poursuite de votre utilisation

En continuant d’utiliser nos Services après l’entrée en vigueur des modifications, vous acceptez la politique mise à jour. Si vous n’acceptez pas les modifications, cessez d’utiliser nos Services et communiquez avec nous pour fermer votre compte.

13.4 Consultez régulièrement cette politique

Nous vous invitons à consulter régulièrement la présente politique pour rester informé de la façon dont nous protégeons vos renseignements.

14. Plaintes

Les personnes peuvent soumettre leurs plaintes sur le traitement des renseignements personnels à la personne responsable à privacy@neonfox.io. Nous prenons toutes les plaintes au sérieux et enquêterons et répondrons dans les 30 jours.

Si le règlement de votre plainte ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec :

• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : https://www.priv.gc.ca | 1-800-282-1376
• Commission d’accès à l’information du Québec (résidents du Québec) : https://www.cai.gouv.qc.ca
• Votre commissaire provincial à la protection de la vie privée (s’il y a lieu)

15. Nous joindre

Pour toute question, préoccupation, demande ou plainte concernant la présente politique ou nos pratiques relatives aux données, communiquez avec nous :

Demandes générales sur la vie privée

Nous répondrons à vos demandes dans un délai raisonnable, habituellement dans les 30 jours.

16. Respect des lois

La présente politique respecte les lois et règlements applicables en matière de vie privée, notamment :

Lois canadiennes :

• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25
• Lois provinciales sur la vie privée (PIPA de l’Alberta et de la Colombie-Britannique, lorsque applicables)
• Exigences de secret professionnel (CPA Ontario, CPA Québec, pour les clients réglementés)

Lois fédérales et des États américains :

• Children’s Online Privacy Protection Act (COPPA) et modifications de la FTC entrées en vigueur en juin 2025
• California Consumer Privacy Act (CCPA) et California Privacy Rights Act (CPRA)
• California Online Privacy Protection Act (CalOPPA)
• Colorado Privacy Act (CPA)
• Connecticut Data Privacy Act (CTDPA)
• Virginia Consumer Data Protection Act (VCDPA)
• Utah Consumer Privacy Act (UCPA)
• Texas Data Privacy and Security Act (TDPSA)
• Oregon Consumer Privacy Act (OCPA)
• Lois complètes sur la vie privée au Delaware, en Iowa, au New Hampshire, au New Jersey, au Tennessee, au Minnesota, au Maryland, au Kentucky, au Nebraska, au Montana, au Rhode Island et dans d’autres États
• Illinois Biometric Information Privacy Act (BIPA)
• Articles 5 et 501 de la Federal Trade Commission Act (FTC Act)

Lois sectorielles et autres lois applicables :

• Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), lorsque applicable
• Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), lorsque applicable
• Autres lois internationales, fédérales, étatiques, provinciales et locales applicables en matière de vie privée et de protection des données

Neon Fox Inc. s’engage à suivre l’évolution de la réglementation et à adapter ses pratiques et politiques en conséquence. La présente politique peut changer au gré des nouvelles lois et des orientations réglementaires.