Les appels continuent d’arriver pendant que les patients sont en traitement. Pour un cabinet chiropratique canadien, la réception IA peut aider à gérer les questions de rendez-vous, les demandes de nouveaux patients et les messages au personnel de la clinique lorsque votre équipe n’est pas disponible.
Recueillez une demande de rendez-vous
Recueillez le nom de l’appelant, ses coordonnées et l’aide demandée à la réception. Laissez votre cabinet décider quels détails doivent figurer dans un message téléphonique et lesquels appartiennent à son processus d’accueil clinique.
Un message utile devrait donner au personnel assez de contexte pour répondre sans prendre d’engagements en son nom. Utilisez les Playbooks pour définir les situations des appelants, les renseignements requis et les résultats approuvés.
Répondez aux questions sur le cabinet
Donnez les réponses approuvées sur les services, les heures, l’emplacement et l’administration des assurances. Les décisions de couverture et les questions cliniques devraient être dirigées vers le personnel.
Gardez les renseignements sur l’entreprise à jour. Examinez les questions sans réponse et mettez à jour les renseignements ou le Playbook qui en sont responsables plutôt que de supposer que l’IA apprend automatiquement les nouvelles politiques.
Vérifiez le calendrier de votre clinique
Réservez les rendez-vous seulement au moyen d’un calendrier connecté compatible. Confirmez que votre système de planification précis et les actions requises sont pris en charge. Ne supposez pas que toutes les plateformes de gestion de cabinet sont connectées.
Testez le dossier de rendez-vous produit avec votre équipe. Si la réservation directe n’est pas disponible, expliquez comment le personnel traitera la demande.
Dirigez les préoccupations cliniques vers le praticien
Les préoccupations cliniques et les questions de traitement relèvent du personnel qualifié. Configurez la formulation de transfert approuvée par le cabinet; la réception IA ne devrait pas évaluer les symptômes ni décider si un problème de santé est urgent.
Décidez ce qui se passe lorsqu’un appelant demande une personne et que personne ne répond. Indiquez quand le personnel peut répondre en utilisant des attentes que votre cabinet peut respecter.
Examinez le traitement des renseignements des patients
Examinez ce que vous recueillez, qui peut y accéder et comment fonctionnent l’enregistrement, le consentement, la conservation et la suppression. Confirmez les conditions actuelles du fournisseur et les obligations applicables à votre cabinet. Les fonctions du produit ne remplacent pas les responsabilités professionnelles ou de confidentialité.
Testez les appels pendant une journée de clinique
Essayez une nouvelle demande, un appelant qui rappelle, une demande de rendez-vous, une question inconnue et un transfert sans réponse. Incluez l’anglais et le français canadien si vos patients ou clients utilisent les deux. Vérifiez les messages complets, les dossiers de réservation et le temps de suivi du personnel.
Dialbox offre la réception IA entrante, l’historique des appelants, les messages structurés et les transferts configurés. Les réponses SMS aux contacts soutiennent les conversations de réception. Il s’agit d’exemples de processus, pas de résultats de clients ni de rendements financiers promis.
Explorez la réception IA au Canada, la réservation par calendrier connecté et les forfaits actuels. L’essai de 7 jours exige une carte de crédit.
