Les appels continuent d’arriver pendant que le personnel prépare des déclarations ou rencontre des clients. Pour un cabinet comptable canadien, la réception IA peut aider à gérer les demandes de nouveaux clients, les questions sur la liste de documents et les demandes de consultation lorsque votre équipe n’est pas disponible.
Recueillez les demandes de nouveaux clients
Recueillez les coordonnées, le service demandé dans ses grandes lignes et la prochaine étape souhaitée. Laissez le personnel décider si le cabinet a la capacité d’accepter le travail.
Un message utile devrait donner au personnel assez de contexte pour répondre sans prendre d’engagements en son nom. Utilisez les Playbooks pour définir les situations des appelants, les renseignements requis et les résultats approuvés.
Expliquez votre liste de documents
Utilisez la liste de documents approuvée par votre cabinet et les renseignements d’entreprise à jour. Dirigez les clients vers votre processus sécurisé approuvé plutôt que de leur demander de lire des documents financiers au téléphone.
Gardez les renseignements sur l’entreprise à jour. Examinez les questions sans réponse et mettez à jour les renseignements ou le Playbook qui en sont responsables plutôt que de supposer que l’IA apprend automatiquement les nouvelles politiques.
Réservez les consultations au moyen d’un calendrier compatible
La réservation des consultations utilise un calendrier connecté compatible. Confirmez les actions prises en charge et la disponibilité du personnel avant de proposer des heures de rendez-vous.
Testez le dossier de rendez-vous produit avec votre équipe. Si la réservation directe n’est pas disponible, expliquez comment le personnel traitera la demande.
Laissez les décisions fiscales et de production aux comptables
Les conseils fiscaux personnels, les décisions de production, les pénalités et l’état d’un remboursement ou d’une déclaration propre à un dossier relèvent du personnel. Le réceptionniste ne devrait pas laisser entendre qu’il a accès aux dossiers de la CRA ou aux déclarations produites.
Décidez ce qui se passe lorsqu’un appelant demande une personne et que personne ne répond. Indiquez quand le personnel peut répondre en utilisant des attentes que votre cabinet peut respecter.
Examinez le traitement des renseignements financiers
Examinez ce que vous recueillez, qui peut y accéder et comment fonctionnent l’enregistrement, le consentement, la conservation et la suppression. Confirmez les conditions actuelles du fournisseur et les obligations applicables à votre cabinet. Les fonctions du produit ne remplacent pas les responsabilités professionnelles ou de confidentialité.
Testez les appels courants de la saison des impôts
Essayez une nouvelle demande, un appelant qui rappelle, une demande de rendez-vous, une question inconnue et un transfert sans réponse. Incluez l’anglais et le français canadien si vos patients ou clients utilisent les deux. Vérifiez les messages complets, les dossiers de réservation et le temps de suivi du personnel.
Dialbox offre la réception IA entrante, l’historique des appelants, les messages structurés et les transferts configurés. Les réponses SMS aux contacts soutiennent les conversations de réception. Il s’agit d’exemples de processus, pas de résultats de clients ni de rendements financiers promis.
Explorez la réception IA au Canada, la réservation par calendrier connecté et les forfaits actuels. L’essai de 7 jours exige une carte de crédit.
