Les appels continuent d’arriver pendant que les avocats sont en réunion, au tribunal ou concentrés sur le travail des clients. Pour un petit cabinet d’avocats canadien, la réception IA peut aider avec les demandes concernant de nouveaux dossiers, les demandes de consultation et les messages à l’équipe juridique lorsque votre équipe est indisponible.
Recueillez une demande concernant un nouveau dossier
Recueillez les coordonnées, une catégorie générale de dossier et la prochaine étape demandée. Laissez votre cabinet décider des renseignements qu’il convient de recueillir avant une vérification de conflits d’intérêts ou un mandat.
Un message utile devrait donner au personnel assez de contexte pour répondre sans prendre d’engagements en son nom. Utilisez les Playbooks pour définir les situations d’appel, les renseignements requis et les résultats approuvés.
Expliquez le processus de consultation
Utilisez des renseignements approuvés sur les domaines de pratique, les heures, l’emplacement et le processus de consultation. La réception ne devrait pas promettre la représentation ni l’acceptation d’un dossier.
Gardez les renseignements d’entreprise à jour. Examinez les questions sans réponse et mettez à jour les renseignements ou le Playbook qui en est responsable plutôt que de présumer que l’IA apprend automatiquement de nouvelles politiques.
Vérifiez la réservation de consultations
Réservez les consultations au moyen d’un calendrier connecté compatible lorsque cette fonction est configurée. Confirmez les actions disponibles et expliquez tout examen que votre cabinet exige avant de confirmer la relation professionnelle.
Testez le rendez-vous consigné avec votre équipe. Si la réservation directe n’est pas disponible, expliquez comment le personnel traitera la demande.
Laissez les décisions juridiques au cabinet
Les conseils juridiques, les vérifications de conflits d’intérêts, les échéances, les urgences et l’acceptation d’un mandat relèvent du cabinet. Configurez un transfert et un message de repli pour les transferts sans réponse.
Décidez ce qui se passe lorsqu’un appelant demande à parler à une personne et que personne ne répond. Indiquez quand le personnel pourra répondre en fixant des attentes que votre pratique peut respecter.
Examinez les responsabilités de secret professionnel et de confidentialité
Examinez ce que vous recueillez, qui peut y accéder et comment fonctionnent l’enregistrement, le consentement, la conservation et la suppression. Confirmez les conditions actuelles du fournisseur et les obligations qui s’appliquent à votre pratique. Les fonctions d’un produit ne remplacent pas les responsabilités professionnelles ou de confidentialité.
Testez les appels lorsque les avocats sont indisponibles
Essayez une nouvelle demande, un appelant qui rappelle, une demande de rendez-vous, une question inconnue et un transfert sans réponse. Incluez l’anglais et le français canadien si vos patients ou clients utilisent les deux langues. Vérifiez les messages complets, les rendez-vous consignés et le temps de suivi du personnel.
Dialbox offre la réception IA des appels entrants, l’historique des appelants, les messages structurés et les transferts configurés. Les réponses SMS aux contacts soutiennent les conversations de réception. Il s’agit d’exemples de processus, et non de résultats obtenus par des clients ni de rendements financiers promis.
Explorez la réception IA au Canada, la réservation par calendrier connecté et les forfaits actuels. L’essai de 7 jours exige une carte de crédit.
