Un outil de boîte vocale IA peut créer un message d’accueil, transcrire un message enregistré ou résumer ce qu’un appelant a dit. Les fonctions exactes dépendent du fournisseur. Un réceptionniste IA a une autre tâche : parler à l’appelant pendant qu’il est en ligne.
Quand un outil de boîte vocale peut suffire
Si les appelants laissent surtout de courts messages et que votre équipe peut répondre rapidement, la transcription ou les résumés peuvent simplifier votre processus actuel. Vérifiez l’exactitude des noms et des numéros de téléphone recueillis et la façon dont le personnel reçoit le résultat.
Un outil de boîte vocale dépend toujours des renseignements laissés par l’appelant. Il peut ne pas pouvoir poser une question de suivi ni proposer une prochaine étape pendant l’appel.
Quand la réception en direct est plus utile
Une petite entreprise de services canadienne peut avoir besoin d’expliquer son territoire desservi, de recueillir une adresse ou de vérifier les disponibilités de rendez-vous pendant que l’appelant est en ligne.
Dialbox offre la réception IA des appels entrants. Il répond aux questions d’entreprise configurées, prend des messages structurés et transfère les appelants au personnel. La prise de rendez-vous utilise des calendriers connectés compatibles. Les actions disponibles dépendent de l’intégration.
Comparez le travail obtenu
Testez la même demande avec les deux approches. Une demande en plomberie devrait fournir au personnel le problème à régler, l’adresse et les coordonnées. Une demande de consultation devrait expliquer les besoins de l’appelant et comment le joindre.
Si la réservation compte, vérifiez le rendez-vous réellement consigné au calendrier. Si le transfert au personnel compte, testez un transfert sans réponse ainsi qu’un transfert réussi.
Définissez les attentes et les contrôles de confidentialité
Définissez les renseignements que le réceptionniste devrait recueillir et les situations où le personnel devrait prendre le relais. Examinez l’enregistrement, le consentement, les accès, la conservation et la documentation du fournisseur avant d’utiliser des renseignements sensibles.
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