La boîte vocale peut prendre un message pendant que vous êtes occupé, mais elle ne peut pas demander une adresse de service manquante ni expliquer vos heures d’ouverture. Si votre personnel passe du temps à compléter des demandes incomplètes, il peut être utile de tester la réception IA.
Repérez les lacunes de votre processus actuel
Examinez vos propres relevés d’appels manqués et messages. Notez les coordonnées incomplètes, les appels répétés, les demandes de rendez-vous et les demandes qui n’ont jamais reçu de réponse. Vos dossiers constituent un meilleur point de départ qu’une statistique sur les appels manqués pour tout un secteur.
Choisissez le travail à confier à la réception
Une entreprise de métier canadienne peut avoir besoin du service demandé et du lieu. Une clinique de bien-être peut avoir besoin de répondre aux questions sur les services et d’aider à prendre rendez-vous. Un cabinet professionnel peut avoir besoin d’une demande de consultation structurée.
Dialbox peut répondre aux appels entrants, prendre des messages et transférer les appelants au personnel configuré. La prise de rendez-vous utilise des calendriers connectés compatibles. Les actions disponibles dépendent de l’intégration.
Gardez le transfert clair
Définissez les appels que le personnel devrait traiter et ce qui se passe si un transfert échoue. Dites aux appelants quand votre équipe pourra répondre. Évitez de promettre un service d’urgence, des conseils professionnels ou des disponibilités de rendez-vous qui dépassent vos règles configurées.
L’historique des appelants et les réponses SMS aux contacts aident le personnel à poursuivre la conversation. Le personnel demeure responsable de la réponse et du travail qu’il accepte de fournir.
Testez avant de remplacer la boîte vocale
Essayez une question courante, une nouvelle demande, une réservation, un appelant qui rappelle et un transfert sans réponse. Vérifiez si le message contient assez de détails pour que le personnel puisse agir. Examinez les paramètres de confidentialité et de consentement avant de recueillir des renseignements sensibles.
Commencez par le guide de remplacement de la boîte vocale et la réponse téléphonique IA au Canada. Consultez les tarifs. Un essai de 7 jours exige une carte de crédit.
