Une demande de service peut arriver après que votre équipe a terminé sa journée. La réception IA après les heures donne à l’appelant un moyen d’expliquer sa demande et de recevoir une prochaine étape approuvée sans rendre votre personnel disponible toute la nuit.
Définissez la couverture nécessaire
Examinez vos propres relevés d’appels après les heures. Distinguez les questions courantes, les demandes de rendez-vous, les nouvelles demandes de service et les demandes qui nécessitent du personnel. Choisissez la période de couverture et décidez ce qui peut attendre votre prochain jour de travail.
Un plombier de Toronto pourrait recueillir le problème de service et l’adresse. Un cabinet d’avocats de Calgary pourrait recueillir une demande de consultation. Une entreprise de services immobiliers de Montreal pourrait acheminer une demande au personnel de garde configuré. Ce sont des exemples de processus, et non des résultats obtenus par des clients.
Définissez les limites des demandes urgentes
Utilisez les consignes approuvées de votre entreprise pour l’urgence et l’escalade. Configurez les destinations de transfert et ce qui se passe lorsque personne ne répond. Évitez de promettre une intervention, une heure d’arrivée, une aide juridique ou des conseils cliniques que l’entreprise n’a pas autorisés.
Pour une clinique, le triage clinique demeure du ressort du personnel qualifié. La réception devrait utiliser les formulations approuvées par la pratique pour les demandes qu’elle ne peut pas traiter.
Offrez la réservation lorsqu’elle est prise en charge
Dialbox peut prendre des rendez-vous au moyen de calendriers connectés compatibles. Les actions disponibles dépendent de l’intégration. Vérifiez les disponibilités, le type de service et le rendez-vous consigné avant d’offrir la réservation après les heures aux clients.
Lorsque la réservation directe n’est pas disponible, recueillez une demande pour le personnel et expliquez quand il pourra répondre.
Préparez le relais du lendemain matin avant la mise en service
Un message reçu après les heures a besoin d’un prochain responsable. Décidez quel membre du personnel examine les demandes de nuit, de quels détails il a besoin et comment la réception décrit le délai de rappel. Utilisez les heures que votre entreprise peut respecter, y compris les jours fériés et les exceptions.
| Demande reçue | Action de réception à configurer | Relais au personnel à vérifier |
|---|---|---|
| Question courante sur un service | Répondre à partir des renseignements approuvés | Consigner toute question de suivi sans réponse |
| Demande de rendez-vous | Vérifier le calendrier connecté compatible | Confirmer le résultat du fournisseur ou recueillir les préférences pour le personnel |
| Problème de service urgent | Suivre les consignes d’escalade de l’entreprise | Distinguer un transfert répondu d’une tentative de transfert |
| Demande en français | Utiliser la langue configurée et les termes approuvés | Confirmer exactement les noms, les coordonnées de rappel et la prochaine étape |
Testez un transfert sans réponse ainsi qu’un transfert réussi. La solution de repli compte surtout lorsque votre équipe est indisponible. Utilisez la grille de test des appels pour garder l’observation distincte du dossier d’entreprise.
Comparez le coût et la valeur avec vos propres dossiers
Vérifiez le bloc d’appels du forfait, le nombre d’intégrations permis, les emplacements et les accès du personnel. Comparez les messages complets, les rendez-vous, les transferts et le temps de suivi du personnel à votre processus actuel.
Estimez la valeur financière à partir des demandes qualifiées auxquelles votre équipe peut réellement répondre et de vos propres marges. Un appel répondu ne devient pas automatiquement un travail réalisé.
Commencez par une période de couverture contrôlée
Configurez votre message d’accueil, les renseignements d’entreprise, les Playbooks, le calendrier compatible et la solution de repli des transferts. Testez une question inconnue et un transfert sans réponse avant de transférer vos appels vers le service.
Explorez la réception après les heures, la réponse téléphonique IA au Canada et les tarifs. Un essai de 7 jours exige une carte de crédit.
