La réception IA conversationnelle combine l’interaction vocale avec les renseignements d’entreprise configurés et les actions approuvées. L’appelant peut expliquer ses besoins dans ses propres mots pendant que le réceptionniste pose des questions et cherche à accomplir une tâche de réception.
Les renseignements d’entreprise délimitent la conversation
Vos heures, vos services, votre territoire desservi et vos réponses approuvées indiquent au réceptionniste ce qu’il peut expliquer. Les Playbooks définissent les situations d’appel, les détails requis, les limites et les résultats approuvés.
Pour une entreprise canadienne de services à domicile, un Playbook pourrait recueillir le problème, l’adresse et les coordonnées. Pour un cabinet, il pourrait recueillir une demande de consultation. Les conseils professionnels et l’acceptation du travail demeurent du ressort du personnel.
Les actions connectées donnent une suite à la conversation
Dialbox prend en charge les messages, les transferts configurés et la prise de rendez-vous au moyen de calendriers connectés compatibles. Les actions de réservation disponibles dépendent de l’intégration.
Le calendrier connecté demeure le système de planification. Vérifiez qu’un appel d’essai crée le bon rendez-vous et que le transfert configuré joint le membre du personnel prévu.
L’historique des appelants soutient la continuité
L’historique pertinent des appelants et les fiches de contact peuvent aider le personnel à poursuivre une conversation antérieure. Les réponses SMS aux contacts soutiennent le travail de réception.
Examinez quels renseignements devraient être recueillis et qui devrait y avoir accès. Gardez les politiques de l’entreprise à jour en modifiant délibérément la configuration plutôt que de présumer que les conversations enseignent automatiquement de nouvelles règles.
La qualité vocale nécessite un test pratique
Essayez des interruptions, des coordonnées corrigées, du bruit de fond et une question inconnue. Incluez l’anglais et le français canadien si vos appelants les utilisent.
Évaluez l’ensemble du résultat : ce que l’appelant a entendu, le dossier enregistré et ce que le personnel doit faire ensuite. Une voix agréable ne suffit pas à démontrer l’utilité de la réception.
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