Un réceptionniste IA peut tenir une conversation avec une personne qui appelle et l’aider avec les tâches de réception configurées. Pour une petite entreprise de services canadienne, une voix naturelle n’est utile que si l’appelant obtient aussi une prochaine étape claire.
Écoutez au-delà du message d’accueil
Essayez un appelant qui fait une pause, corrige un numéro de téléphone, interrompt ou reformule la même question. Vérifiez si le réceptionniste suit la demande et confirme les détails importants.
Utilisez les noms des services de votre entreprise et les noms de lieux locaux. Si les appelants utilisent l’anglais et le français canadien, testez les deux langues tout au long de la conversation.
Vérifiez le travail après l’appel
Dialbox peut répondre aux questions configurées, prendre des messages structurés, transférer les appelants et prendre des rendez-vous au moyen de calendriers connectés compatibles. Les actions de réservation disponibles dépendent de l’intégration.
Un test de réservation devrait créer le rendez-vous attendu dans le système. Une demande de service devrait contenir assez de détails pour que le personnel puisse répondre. Un transfert devrait avoir une solution de repli claire lorsque personne ne répond.
Laissez le jugement au personnel
Configurez les limites concernant les conseils, les plaintes, les urgences et les exceptions. Une voix naturelle ne rend pas le réceptionniste qualifié pour donner des conseils médicaux, juridiques, financiers ou techniques qui dépassent les renseignements d’entreprise approuvés.
Pour une clinique, cela peut vouloir dire aider à prendre rendez-vous et transférer les questions cliniques au personnel. Pour une entreprise de métier, cela peut vouloir dire recueillir les détails du problème sans promettre l’arrivée d’un technicien.
Évaluez avec votre équipe
Comparez les messages complets, les rendez-vous, les transferts et le temps de suivi du personnel à votre processus actuel. L’historique des appelants et les réponses SMS aux contacts peuvent soutenir la prochaine conversation, mais le personnel doit demeurer responsable de la réponse.
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