Les petites entreprises de services canadiennes devraient évaluer la confidentialité et la gestion des langues en même temps que les tâches de réception à couvrir. Une étiquette de produit ou un message d’accueil bilingue ne suffit pas à établir que l’expérience complète de l’appelant convient à votre entreprise.
Examinez le traitement des renseignements des appelants
Demandez au fournisseur quels renseignements il recueille, où il les traite, qui peut y accéder et comment fonctionnent la conservation et la suppression. Examinez les contrats en vigueur et les renseignements sur les sous-traitants plutôt que de présumer qu’une marque canadienne garantit la résidence des données au Canada.
Si votre pratique traite des renseignements sensibles, confirmez les exigences applicables à votre travail auprès d’un conseiller qualifié. Les paramètres d’un produit ne remplacent pas vos propres responsabilités en matière de confidentialité et celles de votre secteur.
Recueillez les renseignements nécessaires à la réception
Définissez les détails requis pour un message, un rendez-vous ou un transfert. Une entreprise de services peut avoir besoin d’une adresse et d’une description du problème. Un cabinet professionnel peut avoir besoin d’une catégorie de consultation et d’un numéro de rappel.
Évitez de recueillir des détails sensibles sur un dossier ou sur la santé simplement parce que l’appelant les fournit. Configurez les limites et les transferts au personnel avant la mise en service.
Testez l’anglais et le français canadien tout au long de l’appel
Utilisez de vrais noms de services, des noms de lieux locaux et des questions typiques des appelants. Vérifiez que le réceptionniste peut recueillir les détails, expliquer les réponses approuvées et gérer la prochaine étape dans la langue de l’appelant.
Incluez un changement de langue et un transfert au personnel. Les renseignements sur votre entreprise et l’organisation de votre personnel doivent soutenir l’expérience que vous offrez.
Précisez les limites de la réservation et des transferts
Dialbox prend des rendez-vous au moyen de calendriers connectés compatibles. Les actions disponibles dépendent de l’intégration. Vérifiez le rendez-vous consigné et testez un transfert auquel personne ne répond.
Dialbox assure la réception IA des appels entrants avec des messages structurés, l’historique des appelants, les Playbooks et les réponses SMS aux contacts. Consultez ses renseignements actuels sur la confidentialité et examinez vos propres responsabilités avant de l’utiliser pour des appels sensibles.
Explorez la réponse téléphonique IA au Canada et les tarifs. L’essai de 7 jours exige une carte de crédit.
