La bonne configuration de réponse IA dépend de ce que les appelants attendent de votre entreprise. Une demande en plomberie nécessite des renseignements différents d’une demande de consultation juridique. Pour les petites entreprises de services canadiennes, commencez par les tâches de réception que votre personnel répète chaque jour.
Services à domicile et métiers
Recueillez les coordonnées de l’appelant, le service demandé, l’adresse et le degré d’urgence. Expliquez le territoire desservi et les heures d’ouverture approuvés. Au besoin, transférez les demandes urgentes à la destination configurée pour votre personnel.
Les décisions de répartition doivent rester entre les mains de votre équipe. Une demande d’estimation ne doit pas devenir une promesse de visite d’un technicien, sauf si votre configuration de prise de rendez-vous compatible et vos règles d’affaires le permettent.
Cliniques de santé et de bien-être
Aidez les appelants à connaître les heures d’ouverture, l’emplacement, les services et les disponibilités de rendez-vous au moyen de calendriers connectés compatibles. Recueillez uniquement les renseignements de réception dont votre clinique a besoin.
Les conseils médicaux, le triage clinique et les décisions de traitement relèvent du personnel qualifié. Configurez la réponse à donner lorsqu’un appelant décrit un problème que la réception ne peut pas gérer.
Cabinets juridiques et comptables
Prenez un message d’accueil structuré qui précise le service demandé, les coordonnées et la prochaine étape souhaitée. Dans un cabinet comptable, des listes de documents approuvées peuvent répondre aux questions courantes de préparation. Dans un cabinet juridique, une demande concernant un nouveau dossier peut être acheminée au bon membre du personnel.
Les conseils juridiques, les conseils fiscaux, les vérifications de conflits d’intérêts et l’acceptation d’un client doivent rester du ressort de votre cabinet. Un dossier de réception ne crée pas de mandat professionnel.
Configurez un processus que vous pouvez prendre en charge
Utilisez les Playbooks pour définir les situations d’appel, les renseignements requis et les résultats approuvés. Vérifiez que votre intégration de calendrier prend en charge les actions de réservation nécessaires. Déterminez ce qui se passe si un transfert échoue ou si un appelant demande quelque chose qui dépasse la portée configurée.
Pour les appelants bilingues, testez l’anglais et le français canadien avec vos services, les noms de lieux locaux et les transferts au personnel. Examinez vos responsabilités en matière de confidentialité et la documentation du fournisseur avant de recueillir des renseignements sensibles.
Évaluez le service avec vos propres appels
Testez une nouvelle demande, un appelant qui rappelle, une demande de rendez-vous, une demande urgente et un transfert sans réponse. Examinez les messages et les rendez-vous obtenus avec votre personnel.
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